FileLinx Inkoop+ is een complete oplossing die het volledige inkoopproces binnen organisaties ondersteunt. De oplossing bestaat uit verschillende onderdelen. Inkoopprocessen kennen doorgaans een logische en tamelijk chronologische volgorde van activiteiten. Ondersteuning voor deze activiteiten is ondergebracht in Inkoop+. Bij de beschrijving hiervan worden de termen “order”, “inkooporder” en “bestelling” door elkaar gebruikt.
Inkoop+ is voldoende flexibel om in het proces op onderdelen een “uitstapje” te maken, maar in de basis kent het inkoopproces de volgende stappen:
1. Inkoopaanvraag aanmaken en beoordelen (optioneel)
Het inkoopproces begint met een nieuwe inkoopaanvraag. De aanvrager geeft daarbij een omschrijving van benodigde producten of diensten. De inkoopaanvraag wordt desgewenst door de leidinggevende van de aanvrager beoordeeld op het moment dat dit voor de inkoopaanvraagcategorie is ingesteld.
2. Inkoopbestelregels koppelen aan de inkoopaanvraag (optioneel)
Als een inkoopaanvraag goedgekeurd is, moet de aangewezen inkoper deze verder verwerken. Dit gebeurt door er bestelregels aan te koppelen. Als alle benodigde inkoopbestelregels zijn opgevoerd dan is de inkoopaanvraag compleet.
3. Genereren inkoopbestelling en order-sjabloon
Een volledige inkoopaanvraag kan omgezet worden naar een inkoopbestelling waarbij de vormgeving (layout) wordt bepaald door een standaard sjabloon. De inkoopbestelling en het sjabloon worden automatisch door Inkoop+ gegenereerd. Op het moment dat voor de aanvraag niet in één keer alles hoeft te worden besteld, kan een inkoopbestelling ook gegenereerd worden op basis van een selectie inkoopbestelregels of desgewenst vanuit alle openstaande inkoopbestelregels van een leverancier.
4. Inkoopbestelling fiatteren
Indien hier aanleiding toe bestaat, wordt de inkoopbestelling vervolgens gefiatteerd op basis van een standaard autorisatieroute of via een hiërarchische leidinggevenden structuur. Desgewenst kan per inkoper een bedrag (mandaat) worden vastgelegd waaronder de inkoopbestellingen niet gefiatteerd hoeven te worden.
5. Inkooporder plaatsen bij de leverancier
De goedgekeurde bestellingen kunnen worden geplaatst bij de leverancier. De bestelling wordt dan automatisch via e-mail naar de leverancier verstuurd. Als een bestelling in Inkoop+ aangepast wordt nadat deze reeds besteld is, wordt een email met een verzoek voor annulering naar de leverancier verstuurd. De aangepaste order kan opnieuw worden besteld. Afhankelijk van de wijziging, kan het nodig zijn dat de aangepaste bestelling eerst opnieuw moet worden gefiatteerd.
6. Ontvangsten registreren
Op het moment dat producten worden ontvangen of diensten zijn verricht, kan dit worden vastgelegd door één of meerdere ontvangstregels op te voeren. Een inkooporder is afgehandeld wanneer voor alle bestelregels een ontvangst is geboekt, of wanneer bij het uitblijven van de levering, dit als zodanig in Inkoop+ is aangemerkt.
De volgende stappen maken eveneens onderdeel uit van het inkoopproces als geheel:
7. Ontvangen inkooporderfactuur matchen met een inkooporder en bijbehorende ontvangsten.
Op het moment dat een inkooporderfactuur wordt ontvangen waarop het ordernummer staat vermeld, dan wordt deze vergeleken (matching) met de geregistreerde ontvangsten.
8. Inkooporderfactuur verwerken
Wanneer hetgeen dat wordt gefactureerd netjes overeenkomt met datgene dat er is besteld, dan hoeft de factuur desgewenst verder niet te worden beoordeeld alvorens deze betaalbaar kan worden gesteld. Zo niet, moet de factuur alsnog worden gefiatteerd. Meer informatie over de verwerking van inkoopfacturen kunt u in de handleiding van de oplossing Factuur+ vinden.
9. Inkoopcontracten beheer en matching
Inkoopcontracten met leveranciers worden gedurende de hele levenscyclus, vanaf de draftversie van een contract tot en met verlenging of opzegging, in Inkoop+ beheerd. Bij inkoopcontracten kunnen contracttermijnen worden opgevoerd, waarmee de facturen kunnen worden gematcht, analoog aan hoe dit bij inkoopbestellingen gebeurt.
10. Productenregistratie en beheer
Onderdeel van Inkoop+ is het vastleggen en beheren van producten. Producten kunnen los worden vastgelegd, maar ook gekoppeld worden aan verschillende specifieke leveranciers. Het beheer van producten kan op basis van ingeregelde synchronisatie met externe systemen. Het is echter ook mogelijk om de productendatabase in Inkoop+ op een organische manier te laten groeien.
11. Budgetbewaking
In Inkoop+ kunnen ook budgetten worden vastgelegd en bewaakt. Bij budgetten heeft men een overzicht van de bedragen ten aanzien van de openstaande bestellingen en de ontvangen facturen.
12. Leveranciersbeoordeling
Leveranciers kunnen in FileLinx desgewenst periodiek worden beoordeeld. Inkoop+ beschikt over een standaard digitaal formulier voor het beoordelen van de leveranciers en berekent automatisch een score vanuit de beoordeelde criteria.
In dit document worden de stappen aangaande het inkoopproces nader uiteengezet. Meer informatie over de verwerking van inkoopfacturen (stap 8) kunt u in de handleiding van de oplossing Factuur+ vinden.
