11.3.3.7. Autorisatieroute
Door het inrichten van verschillende autorisatieroutes, kan vooraf worden vastgelegd welke beoordelaars in welke volgorde en volgens welk mandaat mogen beoordelen. Er kunnen maximaal 5 beoordelaars aan een autorisatieroute worden toegekend.
Bij een routecode worden verschillende zaken vastgelegd:
Code
Een unieke code voor de betreffende routecode
Omschrijving
Optionele toelichting op de betreffende routecode
Uitleg
Optioneel naast de code en omschrijving nog wat additionele uitleg.
Administratie
Administratie waarvoor de routecode mag worden gebruikt.
Actief
Wordt de routecode nog actief gebruikt
Notitities behouden na reset
De fiatteringsflow kan op enig moment worden gereset door een medewerker die daarvoor over de juiste autorisaties beschikt. De beoordelingen worden dan gewist en de fiatteringsflow begint dan weer opnieuw. Met deze instelling kan worden bepaald of de reeds bestaande notities van beoordelaars moet worden behouden na de reset.
Route achter elkaar
Moet de fiatteringsroute sequentieel worden uitgevoerd. Dat wil zeggen, langs alle beoordelaars in de volgorde zoals deze in de route zijn opgenomen, of mag iedere beoordelaar in de route op ieder moment beoordelen.
Overruling toestaan
Wanneer er niet voor gekozen wordt om de route sequentieel af te handelen (optie: Route achter elkaar), dan wordt door FileLinx niet afgedwongen dat de eerste beoordelaar ook altijd als eerste beoordeelt. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk dat de laatste beoordelaar in de route al eerder heeft beoordeeld dan eerdere beoordelaars in de route. Met de optie “overruling toestaan”, zal het zo zijn dat wanneer een beoordelaar later in de route beoordeelt, beoordelaars eerder in de route niet meer hoeven te beoordelen wanneer dat nog niet hebben gedaan. De beoordeling van de eerdere beoordelaars wordt dan vervangen door de boordeling van de persoon later in de route.
Afdeling mag beoordelen
Hiermee wordt het mogelijk om collega’s van beoordelaars, die deel uitmaken van dezelfde afdeling, toe te staan om de beoordeling uit te voeren. Op het moment dat een collega van dezelfde afdeling de beoordeling verricht, wordt de oorspronkelijke beoordelaar op de autorisatiekaart vervangen door degene die de feitelijke beoordeling heeft verricht.
Automatische verwerking
Facturen die volgens een autorisatieroute zijn beoordeeld, waarbij automatische verwerking aan staat, zullen na goedkeuring automatisch worden verwerkt in de backoffice en krijgen daarna direct de status “Verwerkt”. Staat automatische verwerking uit, dan zullen goedgekeurde facturen de status “Goedgekeurd” krijgen en worden nog niet verwerkt in de backoffice. Het doorzetten naar de backoffice is dan altijd een expliciete en handmatige actie.
Autoriseer alle beoordelaars
Het rechtenmodel is zo ingericht dat beoordelaars alleen rechten hebben om beoordeelde items te zien. Wanneer een beoordelaar in een autorisatieroute is opgenomen, betekent dit nog niet automatisch dat de beoordelaar ook zal worden toegevoegd aan de autorisatiekaart van ieder factuur die volgens de betreffende autorisatieroute wordt beoordeeld. Afhankelijk van het factuurbedrag wordt bepaald hoeveel beoordelaars uit de route nodig zijn om de factuur te kunnen goedkeuren. Wanneer de derde beoordelaar al voldoende mandaat heeft, zullen eventuele beoordelaars 4 en 5 niet worden toegevoegd.
Doordat beoordelaars 4 en 5 niet expliciet bij de boordeling betrokken zijn geweest, krijgen deze beoordelaars dan ook geen rechten om de factuur te mogen raadplegen (tenzij deze beoordelaars over overkoepelende autorisaties beschikken).
Deze optie maakt het mogelijk om alle beoordelaars uit de autorisatieroute rechten te verlenen ongeacht of deze ook feitelijk hebben beoordeeld.
Medewerkers met kijkrechten
Wanneer het wenselijk is om expliciet specifieke gebruikers -anders dan de feitelijke beoordelaars zelf- rechten te verlenen om facturen te mogen raadplegen die zijn beoordeeld volgens een bepaalde autorisatieroute, kunnen deze bij de autorisatieroute worden vastgelegd.
Automatische autorisatieroute (leidinggevende model)
Automatische autorisatieroute: Dit is een systeem-autorisatieroute die wordt gebruikt voor het leidinggevende model. In het leidinggevende model zijn de beoordelaars niet op voorhand vastgelegd in een route, maar zal afhankelijk van het mandaat van de eerste beoordelaar, worden bepaald ook nog een leidinggevende moet beoordelen. Mocht ook het mandaat van de leidinggevende niet volstaan, dan zal de leidinggevende van de leidinggevende ook moeten beoordelen. Net zo lang (tot 5 niveaus diep) totdat er in de lijn een leidinggevende is gevonden met voldoende mandaat.
