11.2.7. Een declaratie beoordelen
Op het moment dat een medewerker een declaratie indient, moet deze geaccordeerd worden door diens leidinggevende. Hiervoor wordt een e-mailnotificatie naar de leidinggevende gestuurd met daarin een link naar de betreffende declaratie.
De te beoordelen declaraties worden weergegeven op dashboard “declaraties beoordelen”, in de tegel “declaraties te beoordelen”.
Wanneer een leidinggevende de te beoordelen declaratie opent, vallen een aantal zaken op. Er staan een drietal knoppen boven de declaratie: “Goedkeuren”, “Afkeuren” en “Notitie”. Verder is er naast het tabblad met de declaratieregels, ook een extra tabblad met de titel “Autorisatie” zichtbaar.
Goedkeuren
Wanneer op de knop “goedkeuren” wordt gedrukt, wordt op het tabblad “Autorisatie” het veld “Goedgekeurd door” gevuld met de naam van de leidinggevende en het veld “Goedgekeurd op” wordt gevuld met de datum en tijd van goedkeuring.
De autorisatiestatus wordt bijgewerkt naar “Goedgekeurd”.
Afkeuren
Wanneer op de knop “afkeuren” wordt gedrukt, verschijnt er een popup-scherm waarin de leidinggevende kort dient te motiveren waarom de declaratie wordt afgekeurd. Deze opmerking wordt op het tabblad “Autorisatie” vastgelegd in het veld “Opmerkingen autorisatie”.
De autorisatiestatus wordt bijgewerkt naar “Afgekeurd”.
Wanneer een declaratie door de leidinggevende is afgekeurd, verschijnt deze op het dashboard in de tegel “declaraties afgewezen”. De indiener van de declaratie wordt via een e-mailnotificatie op de hoogte gesteld dat de declaratie is afgewezen. Op het dashboard “declaraties”, zal deze bij de indiener verschijnen in de tegel “declaraties afgewezen”.
Eventueel na overleg met de indiener van de declaratie, kan eventueel worden besloten om de afkeuring ongedaan te maken met de knop “afkeuren ongedaan maken”, welke enkel zichtbaar is bij afgekeurde declaraties. Daarna kan de declaratie alsnog worden goedgekeurd.
Notitie
Wanneer op de knop “notitie wordt gedrukt”, verschijnt er een popup-scherm, vergelijkbaar met de popup bij het afkeuren. In dit scherm kan de leidinggevende desgewenst een notitie maken. Deze notitie wordt op het tabblad “Autorisatie” vastgelegd in het veld “Opmerkingen autorisatie”.
De autorisatiestatus wordt bij het maken van een notitie verder niet bijgewerkt.
Nadat een declaratie is beoordeeld, verdwijnt deze op het dashboard uit de tegel “declaraties te beoordelen”. De declaratie wordt vervolgens klaargezet voor de medewerkers van de afdeling financiën voor verwerking in de financiële administratie. Deze worden hiervan op de hoogte gesteld met een e-mailnotificatie.
