11.3.3.3. Facturen beoordelen
Wanneer een gebruiker in het overzicht “inkoopfacturen goed te keuren” een factuur selecteert, dan zullen de gegevens van de betreffende factuur worden gepresenteerd zoals deze zijn vastgelegd tijdens de verwerking in DigiData Interfere. Het betreft hier factuurkop en -regelgegevens evenals een weergave van de PDF van de factuur.
Ter beoordeling van de factuur zijn er een aantal mogelijkheden die door middel van knoppen worden ontsloten. Deze knoppen zijn uitsluitend zichtbaar bij facturen waarvan de ingelogde gebruiker op dat moment de beoordelaar is.
· Afkeuren
Wanneer de beoordelaar op de knop “Afkeuren” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de factuur moet worden afgekeurd. Daarna zal de factuur de status “Afgekeurd” krijgen, vervolgens op het dashboard verdwijnen uit de lijst “inkoopfacturen goed te keuren” en verschijnen in de lijst “Afgekeurde inkoopfacturen”. FileLinx zal daarna automatisch (indien beschikbaar) de volgende te boordelen factuur presenteren.
· Goedkeuren
Wanneer de beoordelaar op de knop “Goedkeuren” klikt, zal de factuur worden goedgekeurd en verdwijnen uit de lijst “inkoopfacturen goed te keuren”. Afhankelijk van het mandaat van de beoordelaar ten opzichte van de hoogte van het factuurbedrag, bepaalt FileLinx of de factuur op dat moment de status “Goedgekeurd” krijgt of dat de factuur ter beoordeling wordt aangeboden aan de volgende beoordelaar uit de routecode voor de betreffende factuur. FileLinx zal na het goedkeuren van de factuur, automatisch (indien beschikbaar) de volgende te boordelen factuur presenteren.
· Parkeren
Een beoordelaar kan ervoor kiezen om de beoordeling van de factuur tijdelijk op te schorten door de inkoopfactuur te parkeren. Wanneer de beoordelaar op de knop “Parkeren” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de factuur moet worden geparkeerd. Daarna zal de factuur de status “Geparkeerd” krijgen en blijven staan in de lijst “inkoopfacturen goed te keuren”.
Wanneer de factuur niet direct beoordeeld wordt, hoeft deze strikt genomen niet te worden geparkeerd. Echter, door de factuur te parkeren wanneer de beoordeling meer tijd vergt, wordt het voor andere gebruikers die FileLinx raadplegen voor informatie omtrent de betreffende factuur, duidelijk dat de beoordeling vanwege de opgegeven motivatie langer duurt.
· Notitie
Een beoordelaar van een factuur kan deze altijd van een opmerking/notitie voorzien op het moment dat hier aanleiding voor is.
· Terug naar vorige beoordelaar
De beoordelaar heeft de mogelijkheid om de factuur terug naar de vorige beoordelaar te sturen wanneer daar aanleiding toe bestaat. Wanneer de beoordelaar op de knop “Terug naar vorige beoordelaar” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de factuur wordt teruggestuurd. Daarna zal de factuur op het dashboard verdwijnen uit de lijst “inkoopfacturen goed te keuren” van de ingelogde gebruiker en weer bij de vorige beoordelaar verschijnen in diens lijst.
Deze knop is vanzelfsprekend niet beschikbaar wanneer de beoordelaar de eerste beoordelaar in de goedkeuringsroute is.
