U kunt FileLinx automatisch e-mails versturen. Een automatisch verzonden e-mail kunt u voorzien van inhoud, opmaak en bijlagen. In dit hoofdstuk ziet u hoe u email templates kunt aanmaken en configureren. Email templates worden gebruikt bij de volgende onderdelen van FileLinx
Onderdeel
Uitleg
Workflow Step – Send an Email
Er is een Workflow stap die het mogelijk maakt een gebruiker of aantal gebruikers een e-mail bericht te sturen. Dit bericht kan opgemaakt worden via deze template optie
Password change en password reset
Bij gebruik van FileLinx 3 of gebruik van de API kan een wachtwoord van een gebruiker worden ingesteld of gereset. Bij deze actie wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd, die gebruik maakt van dit template
Marketing campagnes
Niet meer ondersteund in FileLinx 3. Bij versturen van een marketing campagne wordt er gebruik gemaakt van email templates
Voordat u email templates kunt aanmaken moet u alle rechten aanzetten voor 'System-Email-Template' in het rechtenbeheer scherm. U doet dit in de group Administrators met de view System.
Voor meer informatie over rechtenbeheer, zie hoofdstuk 3.
LET OP: Als u de rechten heeft aangezet, vergeet dan niet om opnieuw in te loggen
Naam
Uitleg
Name
Naam van het template
Code*
Hier kunt u een code opgeven indien deze template voor een bepaalde functie gebruikt wordt. Deze code is ook gekoppeld in de systeem-instellingen. U bent vrij om uw eigen code te maken en uw templates daar vervolgens aan te koppelen
Language
Kies de taal waarin deze template is gedefinieerd. Werkt alleen samen i.c.m. code*
Defined by system
ReadOnly: staat op 'true' wanneer de template is aangemaakt door FileLinx. U mag deze dan niet overschrijven. Doet u het toch, bestaat er een kans dat deze wijzigingen met een update weer verloren gaan. Maak alstublieft uw eigen templates
Subject
Onderwerp van de e-mail. U kunt hier FileLinx Functies opgeven
Use HTML body
Gebruik HTML bij het Body veld.
Template email header
Koppel een header template
Body
Inhoud van de e-mail. Om HTML te gebruiken, vink dan hierboven 'Use HTML body' aan. U kunt hier FileLinx Functies opgeven
Template email footer
Koppel een footer template
High priority
Verstuur e-mails met hoge prioriteit. De ontvanger ziet dit in zijn of haar mailprogramma.
* Beschikbare functies
In de tabel hieronder staan de beschikbare functies die u aan een code kunt koppelen. Naast het gebruik van de standaard FileLinx functies kunnen deze templates ook bepaalde parameters bevatten die u kunt gebruiken.
