Het gebruik van een informatie management system vraagt om een uitgebreid rechten system. Het uitgangspunt van het rechtensysteem is dat de eindgebruiker niet onnodig overspoeld wordt met informatie waar hij of zij toch niet op zit te wachten. Het moet niet hinderlijk zijn in gebruik en mag geen fouten maken. Vertrouwelijk, tijdig en overzichtelijk zijn de basis principes van het rechten systeem in FileLinx.
De volgende items spelen een rol in het beveiligingssysteem van FileLinx
Item
Uitleg
Gebruikers-object
Een gebruiker
Gebruikers-groep
Een groep van gebruikers voor het instellen van add, edit, delete en browse rechten in een bepaalde view
Gebruikers-view
Een verzameling van items die zichtbaar zijn voor gebruikers die hier aan gekoppeld zijn
Gebruikers-dossier
Een verzameling van items de gekoppeld zijn aan een project of klant. Opgegeven gebruikers hebben toegang tot z’n dossier. Extern klant- of project dossier voor uw klant of leverancier
Menu-item
Per view en gebruikersgroep kan opgegeven worden of een menu bechikbaar is voor de gebruiker
Workflow-button (multiple update knop)
Update (Workflow Button) voor het bijwerken van items wordt beschikbaar gemaakt via op te geven views en gebruikersgroepen
Integrated Email client
Module wordt aangezet in de web.config file en dient te worden geconfigureerd via een e-mail account
System view
Als een gebruiker gekoppeld is aan de systeem view heeft hij of zij automatisch rechten om gebruik te maken van:
Rechten
Uitleg
Configuratiescherm
Configuratiescherm voor het aanmaken en beheren van item types, beheren van rechten, onderhouden van captions
Importmanager
Het configureren van koppelingen en imports
Users
Gebruikersbeheer, aanmaken, wijzigen en verwijderen gebruikers
Export definitions
Configureren van automatische exports
Workflow definitions
Aanmaken en onderhouden van workflows
Template definitions
Word merge templates maken en onderhouden
Solution
Een solution maakt een onderscheid in een functionele verzameling van definities bv. CRM, HRM, Projects en Servic desk
Homepage webparts
Webparts kunnen door gebruikers alleen gebruikt worden als ze bschikbaar zijn gemaakt om gebruikt te mogen worden. Dit wordt gedaan door de optie 'Available for user group(s)' instelling te zetten voor die webparts die alleen beschikbaar zijn voor die groepen
Manual Workflow Definitions
Handmatig te starten workflows worden geconfigureerd voor bepaalde gebruikersgroepen en views
Voordat er rechten ingesteld kunnen worden dient u eerst een gebruikersgroep en een gebruikers-view aan te maken.
