FileLinx bevat een hele lijst van diverse systeeminstellingen. Het kan zijn dat uw omgeving meer systeeminstellingen bevat, omdat er meerdere portalen met uw database verbonden kunnen zijn.
Zo opent u een systeeminstellingrecord:
Algemeen
Veld
Uitleg
Licentienaam
Classic en F3: De naam van deze configuratie.
Databaseversie
Read only - niet wijzigen.
Portal URL
Classic en F3: De URL waar FileLinxClassic op draait. FileLinx 3 gebruikt deze instelling voor diverse API calls.
Physical root folder
Classic: De fysieke locatie waar de Classic portal is geïnstalleerd.
Portal URL (R3 only)
Classic en F3: Hier stelt u de URL in van de FileLinx 3 portaal. Deze instelling wordt slechts gebruikt, om op een mobiel device doorverwezen te worden, wanneer u de Classic URL opgeeft.
Websocket URL (R3 only)
Classic en F3: Hier wordt automatisch de URL naar de FileLinx WebApi gevuld tijdens het starten van R3. Deze URL wordt gebruikt voor het versturen van (websocket) berichten
Standaard taal instelling
Classic en F3: De standaard taal van uw systeem.
SMTP Servernaam
Classic en F3: De SMTP server. Indien deze op een andere poort dan 25 draait kunt u dit als volgt aangeven <servernaam>:<poortnr>
SMTP Username
Classic en F3: Als uw SMTP server gebruik maakt van authenticatie, vult u hier de gebruikersnaam in.
SMTP Password
Classic en F3: Als uw SMTP server gebruik maakt van authenticatie, vult u hier het wachtwoord in.
SMTP TLS/SSL
Classic en F3: Activeer deze optie, als uw SMTP server een beveiligde verbinding vereist.
E-mailadres van FileLinx
Classic en F3: Al het e-mailverkeer binnen uw FileLinx omgeving heeft dit adres als afzender.
Full-text indexing type
Classic en F3: Als u gebruik maakt van de functie Zoek door documenten, kiest u hier de optie 'Windows Search 4.0'. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de Windows Search engine is ingesteld op de bestandenlocatie van FileLinx.
Maakt u gebruik van SharePoint dan kiest u de optie "Microsoft Graph Search".
LET OP! Deze is beperkt tot een maximum van 400 bestanden per zoekopdracht, waarbij de nieuwste bestanden als eerste getoond worden.
Wil u geen gebruik maken van deze service, laat u het veld leeg.
TAB - Content
Veld
Uitleg
Max items to get in queries (TOP X Order By CreationDate DESC, F3 and Advanced Search)
F3 en Advanced Search: Meer dan het ingestelde aantal records dan wat staat hier staat ingesteld wordt er nooit opgehaald.
Bij de Advanced Search kunt u optioneel aangeven of u gebruik wiltmaken van deze instelling via de optie Use Max Search Items From System Settings. Deze optie kunt u vinden bij Data-Query op TAB Technical.
Wilt u dit gedrag helemaal niet, maak dit veld dan leeg of vul 0 in. Wij raden u aan om deze op de default 10000 te zetten.
Maximaal aantal zoekresultaten per scherm
Classic: Het aantal resultaten wat inwordt getoond per pagina, na een zoekopdracht.
Maximum number of items in selectbox
Classic en F3: Het maximaal aantal resultaten in een lookup (LinxType) veld.
Min chars for selectbox search (R3)
F3: Hier kan het aantal karakters ingesteld worden, waarna een selectbox een zoekopdracht gaat uitvoeren.
Show advanced search actionbox after number of items
Classic: Als een geavanceerde zoekopdracht meer resultaten bevat, dan het hier ingegeven aantal, krijgt u de mogelijkheid om de records te exporteren naar CSV of Excel.
Als dit veld leeg gelaten is, is de default: 20000
Max. size for image Files (kB)
Classic: Hier kunt u een limiet opgegeven om te voorkomen dat er een preview wordt getoond voor images groter dan dit ingestelde aantal. U geeft de grootte op in KB (kilobyte).
Default decimal separator
Classic en F3: Hier stelt u in met welk karakter de decimalen worden gescheiden. Dit is alleen voor het tonen van de gegevens.
Standaard datumformaat
Classic en (gedeeltelijk) F3: Hier stelt u het formaat in hoe datums in de Classic portal getoond worden. In F3 wordt dit veelal automatisch bepaald, maar bepaalde functies (zoals emails) zijn hier van afhankelijk.
Disable edit file on extentions
Classis: Hier kunt u bestandsextensies opgeven, om te voorkomen dat deze gewijzigd kunnen worden door de desktopmanager.
File edit warning duration (0=infinite, -1=off)
Classic: Hier kunt u bestandsvergrendeling instelling door een numerieke waarde in te geven.
Deze waarde is het maximaal aantal minuten waarop een bestand vergrendeld blijft. De vergrendeling wordt ook opgeheven wanneer de gebruiker het bestand opslaat in FileLinx.
Wanneer u de waarde 0 ingeeft, betekend dit dat het bestand net zolang vergrendeld blijft totdat de gebruiker deze opslaat in FileLinx en wordt deze niet automatisch vrijgegeven.
Door -1 in te geven, maakt u geen gebruik van deze functie.
Prevent concurrent document edit
Classic: Deze optie is onderdeel van de functie bestandsvergrendeling. Wanneer u deze optie actief maakt, hebben de gebruikers NIET de mogelijkheid om het bestand alsnog te bewerken en deze als nieuwe versie op te slaan.
Preview max width
Classic: Hier geeft u het maximaal aantal pixels van de breedte op waarop documenten als plaatje gerenderd worden in de previewer
Preview max height
Classic: Hier geeft u het maximaal aantal pixels van de hoogte op waarop documenten als plaatje gerenderd worden in de previewer.
Enable highlighting
Classic: Als u een zoekopdracht uitvoerd, kan deze worden gehighlight in de resultaten door deze optie te activeren.
Highlighting CSS
Classic: Hier kunt u optioneel een style (in CSS) opgeven voor highlighting van zoekoprachten. Standaard worden de resultaten rood en vet gedrukt gemaakt.
Op 0 laten staan, niet wijzigen. Instelling wordt niet meer gebruikt.
TAB - Integration
De instellingen op deze TAB hebben alleen invloed wanneer u gebruik maakt van de Import-module (Integration Service). Zie hoofdstuk Integratiemanager
Veld
Uitleg
Integration Database Connection
De Integration Service maakt gebruik van een schaduw database. Hier kunt u de SQL connectiestring instellen van het type System-Sql-Connection. Zie Sql Connectie naar Integratie Database
Importpath
Geef hier de standaard locatie op, wanneer u CSV bestanden wilt importeren. U heeft in de Import Wizard de mogelijkheid om een andere locatie te kiezen.
Connector folder
De installatie locatie van de FileLinx connectors
TAB - Subscription
De instelling op deze TAB heeft alleen invloed wanneer u gebruik maakt van de Abonnementen-module (Subscription Service). Deze module wordt niet veel meer gebruikt, aangezien de meeste functionaliteit met workflows opgelost kan worden. Wilt u hier toch gebruik van maken, neem dan contact op met de helpdesk van FileLinx.
Veld
Uitleg
Abonnement interval (sec)
Geef het aantal seconden op waarop de Subscription Service controleert of er gewijzigde informatie is waarop gebruikers zich hebben geabonneerd.
TAB - Email
Met de instellingen op deze TAB kunt u de Email Service confureren en email-template codes opgeven voor diverse functies.
Veld
Uitleg
Receive interval mail (sec)
Email Service: Geef het aantal seconden op waarop de Email Service controleert of er nog e-mails zijn welke automatisch aan FileLinx toegevoegd kunnen worden.
Email Server User
Email Service: Als de user niet via de Classification Mailbox-instelling of via het 'from'-emailadres achterhaald kan worden, worden de emails onder dit account in FileLinx opgeslagen
Template two-factor code
F3: Hier kunt u een 'System-Email-Template-Code' configureren, waaraan u meerdere templates (per taal) kunt configureren voor de email die gebruikt wordt bij het versturen van een Two-Factor code, wanneer dit ingesteld staat voor een item. De templates die gekoppeld zijn aan de standaard code 'SYSSENDTWOFACTORPINCODE' mag u niet overschrijven. Doet u dit toch, dan is er een kans dat deze met een update van de software weer overschreven worden. Maak alstublieft uw eigen persoonlijke code en koppel daar de templates aan. Voor meer informatie zie hoofdstuk 'Email templates'
MailTool Provider
Hier kan een MailTool provider ingesteld worden welke gebruikt kan worden voor het taggen van e-mails in uw mailclient en het ophalen van e-mails vanuit Outlook online. Voor meer informatie, zie 'Mailtools'
TAB - Layout
Met de instellingen op deze TAB kunt u uw FileLinx omgeving een eigen gezicht geven.
Let op: bij de velden 'Primary color', 'Logo' en 'Small logo' is het via een tweede 'Dark mode' veld mogelijk om een andere kleur/afbeelding mee te geven welke gebruikt zal worden in het donkere thema. Wanneer enkel één van deze twee velden gevuld is, wordt deze kleur/dit logo in alle thema's gebruikt.
Veld
Uitleg
Primary color
Hierin kan een CSS kleur (het wordt aanbevolen hex-waardes te gebruiken) gevuld worden. Deze kleur zal door het gehele pakket als primaire accent-kleur gebruikt worden.
Primary color (dark theme)
Vergelijkbaar met bovenstaand veld kan hierin indien gewenst een andere kleur gezet worden welke gebruikt zal worden wanneer een gebruiker het donkere thema van FileLinx gebruikt.
Logo
Hier kan een logo in worden geplaatst welke dan het FileLinx logo vervangt op plaatsen zoals het login-sherm en het uitgeklapte hoofdmenu (linksboven in het scherm). De aanbevolen breedte:hoogte verhouding is 4:1.
Small logo
Hier kan een logo in worden geplaatst welke dan het kleine FileLinx logo vervangt op plaatsen zoals in de footer van de mobiele versie en het ingeklapte hoofdmenu (linksboven in het scherm). De aanbevolen breedte:hoogte verhouding is 1:1.
Logo (dark mode)
Vergelijkbaar met het 'Logo' veld kan hierin een apart logo worden gezet welke gebruikt wordt wanneer een gebruiker het donkere thema van FileLinx gebruikt.
Small logo (dark mode)
Vergelijkbaar met het 'Small logo' veld kan hierin een apart logo worden gezet welke gebruikt wordt wanneer een gebruiker het donkere thema van FileLinx gebruikt.
Login background
Classic en F3: Hier kunt u de achtergrond van het loginscherm instellen.
Login avatar
Classic: Hier kunt u een logo op het loginscherm instellen.
Dashboard background
Classic: Hier kunt u de achtergrond van de homepage instellen.
Homepage header banner
Classic: Hier kunt u een banner instellen op de homepage.
TAB - Security
Met de instellingen op deze TAB kunt u beveiligingsmaatregelen nemen die voor uw bedrijf van toepassing zijn
Veld
Uitleg
Browser logon method
Classic en F3: Hier kunt u bepalen hoe gebruikers moeten inloggen. U kunt kiezen uit de volgende opties:
Classic, de gebruiker geeft een gebruikersnaam en wachtwoord op
Two Factor Authenticatie, de gebruiker geeft naast een gebruikernaam en wachtwoord ook een extra controlecode op. Deze is meestal geconfigureerd op een mobiele telefoon. Voor meer informatie zie de gebruikershandleiding van FileLinx 3.
OpenID Connect, de gebruiker zal zichzelf authenticeren via Microsoft Azure Active Directory (MFA). Dit is dan hetzelfde account waarmee een gebruiker inlogt in Windows.
External R3 portals login method
Via dit veld kan ingesteld worden hoe gebruikers met een external license in kunnen loggen in FileLinx om bijvoorbeeld toegang te krijgen tot het Sharing portal. LET OP: Enkel 'Classic (Username/Password)' en 'Two Factor Authentication' worden ondersteund. Andere opties zullen als 'Disabled' afgehandeld worden.
Als de Browser logon method ingesteld is op "OpenID Connect" dan dient er een System-App-Registration gekoppeld te worden. Hiermee kan de software een verbinding opzetten met Azure Active Directory.
URL SecurityServices
Hier staat de URL in van de webservice waarmee bepaalde services (zoals de Integration Service) inloggen.
Enable private workgroup
Classic: Hiermee activeert u de mogelijkheid om een item alleen zichtbaar te maken voor uzelf.
Enable multiple workgroups
Classic: Als u deze instelling activeert, kunt u een item in meerdere views opslaan.
Allowed editable definitions by a LAL user
Classic: Hiermee geeft u aan welke definitie een LAL-user mag bewerken. Het aantal is afhankelijk van uw licentie.
Password policy
Classic en F3: Hiermee geeft u een configuratie op waaraan een wachtwoord moet voldoen bij het inloggen in FileLinx. Voor meer informatie, zie Password Policies
TAB - System Document Provider
Document Provider
Classic en F3: De provider bepaald waar de documenten gezocht worden lokaal of in SharePoint.
Documenten locatie
Classic en F3: Locatie waar uw documenten zich bevinden.
Als SharePoint wordt gebruikt zal deze locatie altijd nodig blijven t.b.v. functioneren van het systeem
Tijdelijke bestanden locatie
Classic en F3: Locatie waar bestanden tijdelijk worden opgeslagen
Als SharePoint wordt gebruikt zal deze locatie altijd nodig blijven t.b.v. functioneren van het systeem
Onderstaande geldt alleen voor SharePoint.
Uitgebreide informatie is terug te vinden in de Installatie handleiding van Filelinx.
Classic en F3: De System-App-Registration waarmee de software toegang kan krijgen tot Microsoft SharePoint.
TAB - Services
Service User
De gebruiker waaronder de FileLinx services zoals de MailReader, Document Reader etc. onder draaien
Certificate ThumbPrint
De Certificate Thumbprint van de FileLinx Services
Messagebus
DeMessagebus waarme de FileLinx services onderling met elkaar kunnen communiceren.
TAB - System
Veld
Uitleg
Favorites
Classic: In dit veld worden de systeemfavorieten items opgeslagen. U kunt dit veld niet zelf bewerken.
Default send object mail template
Classic: Hier kunt u een e-mailtemplate instellen welke gebruikt wordt om itemgegevens te e-mailen. (Email naar... functie)
License string
Hier staat uw licentiecode opgeslagen. Dit wordt door het systeem gevuld en dit kunt u niet zelf bewerken.
Global Homepage URL Links
Classic: In dit veld worden de links opgeslagen, welke u configureerd in het webpart: URL Links.
Default prefix for phonenumber
Classic: Als u een veld heeft geconfigureerd van het type Phone, wordt de waarde uit dit veld als voorvoegsel (prefix) gebruikt.
Phone callto tag
Classic en F3: In dit veld kunt u een tag instellen, waarmee u vanuit een telefoonveld via een klik direct kunt bellen. Uw telefoonsysteem moet dit wel ondersteunen.
Last cache update
Dit veld wordt gebruikt voor systeemdoeleinden. U kunt dit niet zelf aanpassen.
Enable SQL Tracing (R3 only)
F3: Dit veld kan als hulpmiddel gebruikt worden bij het opsporen van problemen. Wij raden aan deze alleen te activeren in overleg met een FileLinx specialist.
Use unicode
Classic: Wij raden aan om deze optie ALTIJD te activeren. Deze optie zorgt ervoor dat import en export bestanden unicode ondersteunen.
Default query engine version
Classic en F3: Wij raden aan om deze optie op '2' te zetten. Hier kunt u het standaard versienummer van de engine instellen, die gebruikt wordt bij het uitvoeren van Advanced Searches.
Default Document Signer Provider
Classic en F3: Hier stelt u de provider in, als u wenst gebruik te maken van de functie: Digitale handtekening.
Domain Name
Classic en F3: Dit veld wordt automatisch gevuld en wordt voor diverse systeemdoeleinden gebruikt. U kunt dit niet zelf aanpassen.
Max number of threads to run parallel. 10=default
Classic en F3: Een aantal functies kunnen parallel (gelijktijdig) uitgevoerd worden. Hier stelt u het maximaal aantal in wat tegelijk uitgevoerd kan worden. Wij raden aan om deze op (standaard) 10 te houden.
Pas dit niet zomaar aan, maar doe dit altijd in overleg met een FileLinx specialist. Het aanpassen van deze instelling kan (negatieve) gevolgen hebben voor de performance van uw FileLinx omgeving en eventueel andere applicaties die op dezelfde server zijn geïnstalleerd.
Max lines to render in F3 preview (only for Text and Excel)
F3: Hier kunt u een limiet instellen van het aantal regels wat gerendered mag worden bij tekst- of Excel-bestanden in de previewer van FileLinx 3. De standaardwaarde is 1000.
Het aantal hoger zetten kan een negatieve impact hebben op de performance van uw omgeving en eventueel andere applicaties die op dezelfde server zijn geïnstalleerd.
Send Message Private Key (R3 only)
Classic en F3: Tijdens de installatie krijg u automatisch een 'private key' Deze wordt gebruikt voor het versleutelen van (websocket) berichten.
Default OpenAI Provider
F3: Hier stelt u de provider in, als u wenst gebruik te maken van de functie: Vraag AI. De gebruiker moet het specialright AskAI hebben om gebruik te maken van deze optie.
