19. Objecten toevoegen via e-mailberichten
Het gebruik van een informatiemanagement system vraagt om een uitgebreid rechten system. Het uitgangspunt van het rechtensysteem is dat de eindgebruiker niet onnodig overspoeld wordt met informatie waar hij of zij toch niet op zit te wachten. Het moet niet hinderlijk zijn in gebruik en mag geen fouten maken. Vertrouwelijk, tijdig en overzichtelijk zijn de basisprincipes van het rechten systeem in FileLinx.
Het is mogelijk om een object aan FileLinx toe te voegen door het sturen van een e-mail met een specifiek onderwerp en een specifieke inhoud aan een door de systeembeheerder bepaald e-mailadres. Het e-mailbericht wordt dan automatisch door FileLinx ingelezen en als object aangemaakt in FileLinx, met de betreffende e-mail als
bijlage aan het object. Het doel van deze functie is om alle e-mails in een mailbox te importeren en te classificeren als item in FileLinx gebaseerd op diverse regels. E-mails kunnen staan op een mailserver die via imap is te bereiken. Op de server kan een specifieke map worden aangemaakt waaruit de e-mails gehaald worden die automatisch worden overgenomen in FileLinx als item.
Verschillende mogelijkheden in deze functie zijn:
1. Op basis van kenmerken in de e-mail van de afzender, de tekst in het onderwerp of tekst in het tekstveld kan worden bepaald van welk object een item wordt aangemaakt.
2. De e-mail met eventuele bijlagen toevoegen aan het item dat automatisch wordt aangemaakt.
3. De mogelijk aanwezige data in de tekst van de e-mail in de metadata van het item verwerken; Bijvoorbeeld: Wanneer een object het veld ‘klantnummer’ bevat en in de e-mail staat de tekst ‘klantnummer:’ dan wordt de waarde die volgt na ‘:’ in het betreft geplaatst. De waarde die wordt uitgelezen eindigt met een zelf op te geven symbool.
4. De mogelijk aanwezige data in de tekst van de e-mail in de bestandsvelden van het item verwerken. Wanneer een bijlage aan de e-mail is toegevoegd met de naam ‘pasfoto.jpg’ zal dat jpg-bestand worden geplaatst in het bestandsveld dat ‘pasfoto’ heet.
5. De inhoud van het onderwerpveld, tekstveld, afzender en datum automatisch overnemen in het item.
Mogelijke toepassingen van deze functie zijn:
• Het automatisch aanmaken van tickets in FileLinx voor een supportdesk.
• In combinatie met reporting service kan een kant en klare brochure of rapport gemaakt worden op basis van een e-mail waarin de variabele teksten en foto’s zijn opgenomen. Denk aan bijvoorbeeld makelaarskantoren.
• Het vastleggen van errors uit een errorlog met mailfunctie.
• Het archiveren van faxen of geautomatiseerde orders.
• Grip krijgen op de uitgaande e-mailstroom van de organisatie.
• Enzovoorts.
De module ‘E-mailberichten automatisch classificeren’ is als afzonderlijke module te verkrijgen.
Om deze functionaliteit te kunnen benutten zal FileLinx een aantal instellingen moeten bevatten:
1. Welke mailbox ingelezen moet worden.
2. Welke regels op de binnenkomende e-mails toegepast moeten worden.
3. Hoe e-mails uit de mailbox die niet geclassificeerd kunnen worden, opgeslagen worden.
