Een belangrijk onderdeel van de workflow zijn de taken die uitgevoerd moeten worden die door een step zijn aangemaakt. Er zijn verschillende taken te onderscheiden
Taak
Uitleg
Validation
Gebruiker dient een item te controleren op de juiste waarde. Is het item ingevoerd volgens de specificaties, kloppen de ingevoerde gegevens met de werkelijkheid. Is het bedrag wat er staat goed overgenomen van de scan ect. Het valideren van data
Approval
Gebruiker geeft akkoord voor het item om door te gaan naar de volgende stap. In het Approval scherm dient de gebruiker, al dan niet verplicht, een notitie te maken als hij of zij een goedkeuring geeft (in te stellen bij de actie 'wait for user'). Tevens is in het approve scherm zichtbaar naar welke volgende stap de workflow gaat en of er nog andere gebruikers betrokken zijn in deze stap
Review
Een gebruiker moet aangeven notie te hebben genomen van de informatie van het betreffende item en of de inhoud is afgestemd met de afgesproken kwaliteitseisen van het proces
Manual
Een taak van het type manual betekend dat de gebruiker iets moet doen, bijvoorbeeld de klant bellen. De gebruiker geeft als resultaat aan dat hij of zij het heeft gedaan
Als een taak is behandeld heeft hij een resultaat. De volgende resultaten zijn mogelijk
Resultaat
Uitleg
None
Gebruiker heeft nog geen antwoord gegeven op de taak
Hold
Gebruiker heeft de taak op hold gezet en de gehele workflow op pauze. Alleen de gebruiker die de taak op hold gezet heeft kan de workflow weer activeren door van pauze af te halen en de taak weer van hold te halen
Rejected
Afhankelijk van het type taak. Als de gebruiker op de groene knop heeft gedrukt
Accpeted
Afhankelijk van het type taak. Als de gebruiker op de rode knop heeft gedrukt
Tevens bevindt een taak zich altijd in een bepaalde status
Status
Uitleg
Unassigned
Een taak met de status unassigned is nog niet gekoppeld aan een gebruiker. De taak is aangemaakt voor een bepaalde gebruikersgroep. Taken met deze status kunnen door een gebruiker (die in de betreffende groep zit) worden opgepakt. (Assign to me)
New
Als een taak is aangemaakt door een Workflow stap of door de functie ‘Assign to me’ is toegekend aan een gebruiker, krijgt de taak de status New. Zolang de gebruiker de taak niet heeft aangeklikt in de lijst van taken zal de taak op de status new blijven staan. Zodra de gebruiker de taak heeft aangelikt of bekeken gaat de status van new over in todo
Todo
Taak is gekoppeld aan een gebruiker en is reeds bekeken
Planned
De gebruiker heeft een datum ingegeven wanneer hij van plan is de taak uit te voeren
Hold
Taak is op hold gezet door de gebruiker en de workflow staat op pauze
Done
Resultaat van de taal is rejected of accepted. Gebruiker kan geen bewerking meer doen op de taak
Tevens is het mogelijk gemaakt om een eigen indeling te maken voor taken. In de configuratie van een Workflow stap of actie kan er aangegeven worden in welke eigen categorie de taak aangemaakt moet worden. Deze wordt echter alleen gebruikt om taken in het mijn taken scherm te kunnen groeperen.
Workflow-Task items worden aangemaakt door de Wait for user stap uit een workflow definitie.
Veld
Uitleg
Name
De naam van de taak
Description
Een volledige omschrijving van de taak
Category
Door u zelf in te delen categorieën
Type
Type
Uitleg
Validation
Gebruiker dient een item te controleren op de juiste waarde. Is het item ingevoerd volgens de specificaties, kloppen de ingevoerde gegevens met de werkelijkheid. Is het bedrag wat er staat goed overgenomen van de scan ect. Het valideren van data
Approval
Gerbuiker geeft akkoord voor het item om door te gaan naar de volgende stap. In het Approval scherm dient de gebruiker al dan niet verplicht een notitie te maken als hij of zij een goedkeuring geeft. (in te stellen bij de actie ‘wait for user’. Tevens is in het approve scherm zichtbaar naar welke volgende stap de workflow gaat en of er nog andere gebrukers betrokken zijn in deze stap
Review
Een gebruiker moet aangeven notie te hebben genomen van de informatie van het betreffende item en of de inhoud is afgestemd met de afgesproken kwaliteitseisen van het proces
Manual
Een taak van het type manual betekend dat de gebruiker iets moet doen, bv de klant bellen. De gebruiker geeft als resultaat aan dat hij of zij het heeft gedaan
Initiate by workflow definition
Taak aangemaakt door de hier opgegeven workflow definitie
Due date
Verval datum van de taak. Als de verval datum is overschreden dan zal de taak automatisch op rejected gezet worden. In de validatie informatie tekst komt de melding dat de taak automatisch op rejected is gezet door het workflow systeem. Items met een vervallen datum worden gemarkeerd in het takenscherm
Planned
Datum en tijd wanneer de gebruiker deze taak heeft gepland om te gaan uitvoeren
End date planned
Eind datum en tijd van de geplande taak
Groups
Taken bestemd voor meerdere groepen zijn nog niet gekoppeld aan een gebruiker. De berichten blijven in de zogenaamde groepbox staan tot een gebruiker de taak oppakt
User
De taak is gekoppeld aan de hier opgegeven gebruiker. Als dit veld niet gevuld is dan is het een taak bestemd voor een groep en is de taak nog niet opgepakt door een gebruiker
Group
Taken bestemd voor een groep zijn nog niet gekoppeld aan een gebruiker. De berichten blijven in de zogenaamde groepbox staan tot een gebruiker de taak oppakt
Status
Status
Uitleg
Unassigned
Een taak met de status unassigned is nog niet gekoppeld aan een gebruiker. De taak is aangemaakt voor een bepaalde gebruikersgroep. Taken met deze status kunnen door een gebruiker (die in de betreffende groep zit) worden opgepakt
New
Als een taak is aangemaakt door een Workflow stap of door de functie ‘Assign to me’ is toegekend aan een gebruiker krijgt de taak de status new. Zolang de gebruiker de taak niet heeft aangeklikt in de lijst van taken zal de taak op de status new blijven staan. Zodra de gebruiker de taak heeft aangelikt of bekeken gaat de status van new over in todo
Todo
Taak is gekoppeld aan een gebruiker en is reeds bekeken
Planned
De gebruiker heeft een datum ingegeven wanneer hij van plan is de taak uit te voeren
Hold
Taak is op hold gezet door de gebruiker en de workflow staat op pauze
Done
Resultaat van de taak is rejected of accepted. Gebruiker kan geen bewerking meer doen op de taak
Validation
Resultaat
Uitleg
None
Gebruiker heeft nog geen antwoord gegeven op de taak
Aborted
Gebruiker heeft de taak afgebroken
Hold
Gebruiker heeft de taak op hold gezet en de gehele workflow op pauze. Alleen de gebruiker die de taak op hold gezet heeft kan de workflow weer activeren door van pauze af te halen en de taak weer van hold te halen
Rejected
Afhankelijk van het type taak. Als de gebruiker op de groene knop heeft gedrukt
Accpeted
Afhankelijk van het type taak. Als de gebruiker op de rode knop heeft gedrukt
Overruled
De taak is overschreven
Current workflow state
Geeft de status van de huidige Workflow weer
Initiate by step
Taak is aangemaakt door de hier opgegeven Workflow stap definitie
Memo required if set approved
Als u deze aanvinkt moet de gebruiker een notie maken in het ‘Validation Information’ veld om de taak te mogen zetten op approved
Memo required if set rejected
Als u deze aanvinkt moet de gebruiker een notie maken in het ‘Validation Information’ veld om de taak te mogen zetten op rejected
Memo required if set hold
Als u deze aanvinkt moet de gebruiker een notie maken in het ‘Validation Information’ veld om de taak te mogen zetten op hold
Validation information
De notitie die de gebruiker kan invullen bij het afhandelen van de taak. Dit veld kan verplicht worden gemaakt door de hierboven vermelde instellingen
Item must meets following conditions to approve task
Hier kan een voorwaarde worden gezet waar het item aan moet voldoen alvorens de gebruiker de taak goed kan keuren
Show fields on detail panel
Toon de hier opgegeven velden in het itemscherm van de taak. Als de gebruiker een factuur moet goedkeuren is het handig een aantal velden van de factuur hier weer te geven. De gebruiker kan op edit drukken om de velden aan te passen
Action
Dit veld bevat de verwijzing naar het soort stap waar deze taak door is aangemaakt, standaard is dat hier: Wait for user
Date task created by step
Hier wordt de stap opgegeven die deze taak heeft aangemaakt
Date task taken by user
Datum waarop de groep taak is opgepakt door een gebruiker
Date task validated or executed
Datum waarop de taak validatie is gezet
Date task set on hold by user
Datum waarop de taak op hold gezet is
Invitated by task
Een taak kan worden aangemaakt door een gebruiker die een taak heeft die hij of zij graag wil delen met een andere collega. De gebruiker kan dan een taak voor een collega aanmaken waarbij zijn of haar taak als basis dient voor de taak die gegeven wordt aan een andere collega
