Mailtools kunnen in FileLinx gebruikt worden om makkelijker en inzichtelijker te integreren met E-mailclients.
Slepen van mails vanuit Outlook online
Wanneer een Outlook mailtool gebruikt wordt is het mogelijk om mails vanuit Outlook online direct naar FileLinx te slepen. Waar deze functionaliteit tot op heden nog mist in Outlook Online wordt de E-mail door FileLinx vanuit de betreffende mailbox opgehaald via Microsoft Graph en toegevoegd aan het FileLinx object.
Categorizeren van Mails in de E-mail client
Via de FileLinx mailtool is het mogelijk om mails in de E-mail client te categorizeren middels zogeheten "Tags". Dit is in de regel een kaartje met een naam en eventueel (wanneer in de client ingesteld) een kleur waarmee direct te herkennen is dat de E-mail al in FileLinx staat. In de instellingen van de Mailtool kan worden bepaald welke naam er voor de Tag gebruikt dient te worden, bijvoorbeeld "FileLinx". Wanneer een E-mail aan een FileLinx object wordt gekoppeld zal de Mailtool de tag automatisch toevoegen aan de E-mail in de E-mail client. FileLinx vraagt middels een popup aan de gebruiker of dit gedrag gewenst is, waarbij de gebruikerskeuze ook onthouden kan worden. Deze instelling kan altijd door de gebruiker worden aangepast in het "Account" menu.
Bereikbare mailboxen
De Mailtool werkt via Microsoft Graph en dient de betreffende mailbox vanwaaruit de mail oorspronkelijk komt via MS Graph bereikbaar te zijn. Daarnaast wordt er in FileLinx nog een extra check gedaan op mailboxen die beschikbaar zouden moeten zijn voor de ingelogde gebruiker. Er zijn drie hiërarchische niveaus waarmee bepaald wordt welke mailboxen beschikbaar zijn voor een ingelogde gebruiker.
1) Om te beginnen is er de mailbox van de gebruiker zelf. Deze wordt uitgelezen vanuit het gebruikers-object.
2) Gebruikers zijn in FileLinx gekoppeld aan één of meerdere gebruikers-groepen. Wanneer er op de gebruikers-groep een E-mailadres ingesteld staat zal er ook geprobeerd worden de mail in deze mailbox te vinden.
3) Tot slot is het ook mogelijk om algemene Emailadressen in te stellen (Zie: "Instellingen in FileLinx").
Opties 2) en 3) kunnen bijvoorbeeld goed gebruikt worden in het geval van shared mailboxen.
Let op: zogeheten "Group mailboxen", welke over het algemeen automatisch gegenereerd worden voor Office 365 groepen worden op het ogenblik niet ondersteund door de FileLinx Mailtool.
