Facturen die door een beoordelaar zijn afgekeurd, verschijnen op het dashboard in de lijst “Afgekeurde inkoopfacturen”. FileLinx dient zuiver ter beoordeling van de factuur. Het is daardoor in FileLinx niet mogelijk om de inhoudelijke boeking en codering van de factuur(regels) te wijzigen. De factuur is immers al vastgelegd in de financiële backoffice met een blokkade voor betaling, welke pas wordt verwijderd op het moment dat de factuur in FileLinx wordt goedgekeurd.
In de praktijk worden facturen doorgaans om de volgende redenen afgekeurd:
· Bij de factuur is de verkeerde routecode vastgelegd waardoor de factuur aan de verkeerde personen ter boordeling wordt voorgelegd.
· De factuur is onterecht ontvangen.
· De factuur is onjuist geboekt.
Medewerkers van de “financiële administratie” zijn geautoriseerd om van afgekeurde facturen de routecode te wijzigen. Nadat dit is gebeurd kan met de knop “Reset workflow” de factuur opnieuw ter beoordeling worden aangeboden, maar dan aan de beoordelaars van de aangepaste routecode.
De resultaten van de vorige goedkeurings-workflow worden tijdens het resetten van de workflow gewist. Desgewenst kan de factuur ook als geheel uit FileLinx worden verwijderd. Let wel dat in dat geval de factuur niet automatisch uit de financiële backoffice wordt verwijderd.
