11.4.4.5.1. Autorisatiekaart
Alle betreffende procuratie-informatie wordt op de autorisatiekaart bij de bestelling vastgelegd. Op de autorisatiekaart is zichtbaar welke beoordelaars de inkoopbestelling reeds hebben beoordeeld en/of nog moeten beoordelen. Verder wordt op de autorisatiekaart bijgehouden op welke momenten de beoordeling heeft plaatsgevonden (audit).
De onderstaande opties zijn mogelijk tijdens de beoordeling van een inkoopbestelling. De knoppen zijn uitsluitend zichtbaar bij inkoopbestellingen waarvan de ingelogde gebruiker op dat moment de beoordelaar is.
· Afkeuren
Wanneer de beoordelaar op de knop “Afkeuren” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de inkoopbestelling moet worden afgekeurd. Daarna zal de inkoopbestelling de status “Afgekeurd” krijgen, vervolgens op het dashboard verdwijnen uit de lijst “te beoordelen” en verschijnen in de lijst “afgewezen”.
· Resetten
Bevoegde gebruikers mogen een afgekeurde inkoopbestelling bewerken en opnieuw laten beoordelen. Door gebruik te maken van de knop “Reset” wordt een inkoopbestelling terug in procuratie gebracht.
· Goedkeuren
Wanneer de beoordelaar op de knop “Goedkeuren” klikt, zal de inkoopbestelling worden goedgekeurd en verdwijnen uit de lijst “te beoordelen”. Afhankelijk van het mandaat van de beoordelaar ten opzichte van de hoogte van het bedrag van de inkoopbestelling, bepaalt Inkoop+ of de inkoopbestelling op dat moment de status “Goedgekeurd” krijgt of dat de inkoopbestelling ter beoordeling wordt aangeboden aan de volgende beoordelaar uit de routecode voor de betreffende inkoopbestelling. Inkoop+ zal na het goedkeuren van de inkoopbestelling, automatisch (indien beschikbaar) de volgende te boordelen inkoopbestelling presenteren.
· Parkeren
Een beoordelaar kan ervoor kiezen om de beoordeling van de inkoopbestelling tijdelijk op te schorten door de inkoopbestelling te parkeren. Wanneer de beoordelaar op de knop “Parkeren” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de inkoopbestelling moet worden geparkeerd. Daarna zal de factuur de status “Geparkeerd” krijgen en blijven staan in de lijst “te beoordelen”.
· Notitie
Een beoordelaar van een inkoopbestelling kan deze altijd van een opmerking/notitie voorzien op het moment dat hier aanleiding toe is.
· Terug naar vorige beoordelaar
De beoordelaar heeft de mogelijkheid om de inkoopbestelling terug naar de vorige beoordelaar te sturen wanneer daar aanleiding toe bestaat. Wanneer de beoordelaar op de knop “Terug naar vorige beoordelaar” klikt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin de beoordelaar motiveert waarom de inkoopbestelling wordt teruggestuurd. Daarna zal de inkoopbestelling op het dashboard verdwijnen uit de lijst “te beoordelen” van de ingelogde gebruiker en weer bij de vorige beoordelaar verschijnen in diens lijst.
Deze knop is vanzelfsprekend niet beschikbaar wanneer de beoordelaar de eerste beoordelaar in de goedkeuringsroute is.
· Delegeren
Een beoordelaar kan besluiten om een inkoopbestelling niet zelf te beoordelen, maar deze te delegeren naar een collega. Op dat moment zal de beoordelingsroute voor de betreffende inkoopbestelling ad hoc worden aangepast. Belangrijk hierbij op te merken is dat wanneer de inkoopbestelling gedelegeerd ter beoordeling wordt voorgelegd aan een collega, deze collega de inkoopbestelling zal beoordelen met het mandaat van de oorspronkelijke beoordelaar.
· Ter review
Anders dan het delegeren van de beoordeling, kan een beoordelaar de inkoopbestelling ook ter review aanbieden aan een collega. De beoordelaar blijft dan gewoon de beoordelaar van de inkoopbestelling. De review-functie kan bijvoorbeeld worden gebruikt wanneer de beoordelaar een vraag heeft over een bepaalde inkoopbestelling, of wanneer binnen de organisatie is afgesproken dat bepaalde facturen ook voor gezien langs een collega gestuurd moeten worden.
Wanneer een inkoopbestelling ter review is aangeboden aan een collega, dan dient deze medewerker de inkoopbestelling voor gezien af te handelen. Wanneer de reviewer op de knop “Gezien” drukt, zal gevraagd worden om een (korte) notitie waarin antwoord wordt gegeven op eventueel gestelde vragen en/of waarmee de reviewer kenbaar maakt de inkoopbestelling te hebben gezien. Het ter review aanbieden van een inkoopbestelling werkt niet blokkerend voor de beoordeling van de factuur. Nadat een beoordelaar de inkoopbestelling ter review aan een collega heeft aangeboden, kan de inkoopbestelling desgewenst direct goed- of afgekeurd worden. Het resultaat van de review hoeft dus niet te worden afgewacht.
