Een inkoopaanvraag kan de eerste stap zijn van het inkoopproces, maar inkopers kunnen deze stap overslaan en direct starten met een nieuwe inkoopbestelling. Gebruikers die het is toegestaan om inkoopaanvragen te doen, kunnen een nieuwe inkoopaanvraag opvoeren door in het FileLinx portaal op de knop “Nieuw” te drukken en vervolgens te kiezen voor de “Inkoopaanvraag”.
Bij het opvoeren van een inkoopaanvraag zijn de volgende velden van belang:
·Inkoopcategorie: Bepaalt of een beoordeling van de inkoopaanvraag door de leidinggevende nodig is. Tevens kan aan de categorie een mandaatbedrag zijn gekoppeld dat bepaalt tot welk bedrag er zonder procuratie per bestelling kan worden besteld. Bij de categorie wordt ook de standaard inkoper en een standaard budget vastgelegd. Deze worden bij nieuwe inkoopaanvragen automatisch ingevuld.
·Budget: Het budget waarop het bedrag van de bestelling zal drukken.
·Inkoper: De medewerker die de inkoopaanvraag verder zal invullen en zal verwerken tot een concrete bestelling bij een leverancier.
·Beoordelen door: Dit veld wordt gebruikt afhankelijk van de geselecteerde inkoopcategorie. De beoordelaar is de medewerker die een inkoopaanvraag moet goedkeuren voordat deze naar de inkoper zal worden doorgezet. De gebruiker die hier automatisch wordt ingevuld is de persoon die in FileLinx is vastgelegd als leidinggevende van de betreffende aanvrager.
·Inkoopbestelregels: Desgewenst kan het de aanvrager worden toegestaan om (als voorzet voor de inkoper) bij de aanvraag, zelf ook al gericht bestelregels op te voeren. De inkoper kan deze bij het afhandelen van de aanvraag dan alsnog aanpassen of verwijderen.
·Status: Een nieuwe inkoopaanvraag begint altijd met de status “Nieuw”.
