11.1.3.1. Een nieuwe relatie aanmaken
Een relatie aanmaken kan de eerste stap zijn van het CRM-proces, maar relaties kunnen ook vaak gesynchroniseerd worden vanuit een ander systeem. Gebruikers die het is toegestaan om relaties aan te maken, kunnen een nieuwe relatie opvoeren door in het FileLinx portaal op de knop “Nieuw” te drukken en vervolgens te kiezen voor “Relatie”.
Bij het opvoeren van een relatie zijn de volgende velden van belang:
· Administratie: Indien er gewerkt wordt met meerdere administraties of bedrijven, is het dan van belang dat de nieuwe relatie aan een administratie wordt gekoppeld. Het kan in dat geval wel gebeuren dan dezelfde relatie in meerdere administraties voorkomt. De rechten van medewerkers in het systeem worden dan ook vaak beperkt tot één of meerdere administraties.
· Relatienaam: De officiële naam van de relatie is een verplicht veld.
· Type relatie: Het type van een relatie geeft aan wat voor soort relatie dat betreft. Standaard kent FileLinx CRM+ de volgende typen: Lead, Prospect, Klant, Partner, Prospect van partner, Klant van partner, Leverancier, Instelling, Eigen vestiging, Ex-klant. Een relatie kan meerdere typen tegelijk hebben.
· Status: Dit veld geeft aan wat de status in van een relatie. Een relatie kan Actief of Inactief zijn.
· Adresgegevens: In tab “Adressen” kunnen verschillende soorten adresgegevens worden vastgelegd, zoals correspondentie-, bezoek- en afleveradressen.
· Financiële gegevens: In tab “Financieel” kunnen verschillende soorten financiële en administratieve gegevens worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld het KvK-nummer, de BTW code enz.
· Inkoopgegevens: In tab “Inkoop” kunnen inkoop gerelateerde gegevens worden vastgelegd die vooral van belang zijn als de Inkoop+ module in gebruik is. Vaak betreffen deze gegevens relaties van type “Leverancier” en zijn ze niet relevant voor de CRM+ oplossing.
· CRM: In tab “CRM” kunnen gegevens worden vastgelegd die van belang zijn voor de CRM-processen. Dit zijn dus belangrijke gegevens voor deze oplossing. De reden waarom de velden van een relatie verdeeld worden in tabbladen is dat door middel van de rechten structuur en de instellingen in het systeem, tabbladen wel of niet zichtbaar kunnen zijn.
· Partnerbeheer: In tab “Partnerbeheer” kunnen gegevens worden vastgelegd die belangrijk zijn als de module Partnerbeheer in gebruik is. Dit is meestal een onderdeel van de CRM+ oplossing.
