Alle templates beginnen met een veld <<TableStart:Filelinx>> en eindigen met <<TableEnd:Filelinx>>
LET OP: Dit zijn Mergefield velden
Binnen deze velden weet FileLinx dat het een actie moet uitvoeren. Zet de tekst voor het template daarom altijd tussen deze velden in.
Mergefield
Mergefields is een functie van Word. Door deze velden in een template toe te voegen kunt u een veld uit FileLinx laten koppelen met een veld in uw template. Bijvoorbeeld het veld waar het postadres van een organisatie staat geregistreerd, wordt in Word in het adressen veld overgenomen.
Om een mergefield te maken in uw Word template kiest u ‘Invoegen’, dan ‘Snelonderdelen’ en vervolgens ‘Veld’
Vervolgens kiest u voor ‘MergeFiels’ en tikt u rechts de naam van het FileLinx veld in.
LET OP: Deze moet overeen komen met de veldnaam opgenomen in uw Data-query, lees daarom deze instructie verder
Als u dat heeft gedaan klikt u op ‘Ok’. U heeft nu een mergefield gemaakt in uw template.
Maakt u een nieuw template, dan kunt u op dezelfde manier de TableStart:Filelinx en TableEnd:Filelinx velden aanmaken.
Wanneer u een afbeelding toe wilt voegen, kunt u voor het veld wat u hierboven kiest het woord "IMAGE:" plaatsen. Het veld wat u links heeft gekozen, moet het volledige pad bevatten van het bestand en deze staat altijd in de documents folder op de server.
Filelinx velden koppelen aan Word Template
Alle Mergefielden zijn gekoppeld aan de velden in een Data-Query (geavanceerde zoekopdracht). Een opgeslagen Data-Query wordt gekoppeld aan het template. In deze Query is het mogelijk de velden uit FileLinx te selecteren die u in uw template wilt gebruiken.
Kijk eerst welke Data-Query er aan het template is gekoppeld, door het template te zoeken in ‘Systeem-Template’, het template in te openen. Onder het gerelateerde item ziet u welke Query is gekoppeld aan het template.
Ga via ‘Geavanceerde zoekopdrachten’ naar de inhoud van de Data-Query.
U kunt in dit scherm zelf een nieuwe Data-Query aanmaken door een categorie te selecteren en vervolgens op ‘Opslaan’ te klikken.
U kunt hier ook de Data-Query van het template aanpassen en bewerken. Omdat de templates bijna altijd vanuit een uitgaand poststuk worden aangemaakt, staan de Data-Queries opgeslagen rechts in het scherm onder ‘Post (uitgaand)’. De Data-Queries die gemaakt zijn voor de templates beginnen altijd met ‘MergeDefinition:…’. Klik de Data-Query aan die u wilt gaan bewerken. Nu krijgt u een overzicht van de velden die reeds zijn ingesteld voor de templates die aan deze Query zijn gekoppeld. De naam van elk veld wordt opgenomen in het MergeField in Word.
LET OP: Dit is hoofdletter en spatie gevoelig
De naam staat altijd voor de tekst tussen haakjes.
Als u een nieuw veld wilt toevoegen, kiest u uit de velden links in het scherm. Let op het eerste niveau staan alle velden uit de uitgaande postmodule. Wilt u dus een postadres van een organisatie, dan gaat u eerst naar het veld organisatie (klik dan op het plusje). Nu worden alle velden van de CRM-module getoond en hier kunt u kiezen uit het veld ‘Postadres’. Vink dit veld aan en deze wordt nu opgenomen onderaan de lijst van uw Data-Query. U kunt de naam van het veld wijzigen door op het plusje te klikken en in het tekst veld de naam aan te passen. Klik daarna op het vinkje.
LET OP: Als u wijzigingen heeft doorgevoerd in een Data-Query, dan moet u deze altijd opslaan voordat de wijzigingen bewaard en toegepast worden
