Ga in FileLinx naar de categorie ‘Systeem-Template’ en open de lijst met templates. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’.
Vul vervolgens alle velden in, bij Merge type kiest u altijd voor ServerMerge.
Klik op bladeren en selecteer het Word template wat u wilt gaan toevoegen en klik op ‘Bestand toevoegen’.
Systeem-Template
Uitleg
Template Name
De naam van het template. Geef zelf een omschrijving op.
Template category
Categorie van het template. Templates kunnen desgewenst worden onderverdeeld in categorieën. Op het moment dat een document wordt gegenereerd en de gebruiker een keuze voor het gewenste template moet maken, worden deze anders dan in een lange lijst, in categorieën gepresenteerd.
Merge type
Kies hier altijd voor ServerMerge.
ClientMerge of ServerMerge bepaalt of het Word-document lokaal op het systeem van de gebruiker wordt gegenereerd of dat dit op de FileLinx server gebeurt. Bij ClientMerge is een Word-installatie op de computer van de gebruiker vereist.
Slave query
Templates worden in FileLinx gekoppeld aan een geavanceerde zoekopdracht. Een geavanceerde zoekopdracht is altijd gebaseerd op één objectdefinitie. Op deze manier weet FileLinx bij welke objectdefinities op basis van welke templates er een document kan worden gegenereerd.
De informatie uit FileLinx die in het template kan worden gebruikt, is beperkt door hetgeen dat de geavanceerde zoekopdracht waaraan het template is gekoppeld oplevert.
Binnen een document kan behoefte bestaan aan gegevens van gerelateerde informatie. Denk bijvoorbeeld aan de factuurregels bij een factuur. Middels de Slave query kan een geavanceerde zoekopdracht worden geselecteerd, waarmee de informatie die deze zoekopdracht oplevert, kan worden gebruikt in het Word-template.
Slave region name
Binnen het Word-template wordt de informatie uit de velden van de geavanceerde zoekopdracht gekoppeld aan gelijknamige MergeFields (zie voor het toevoegen van MergeFields de documentatie Microsoft Word). De MergeFields met de namen TableStart:FileLinx en TableEnd:FileLinx vormen de begin en eind ankerpunten waarbinnen de Merge plaatsvindt.
Om de sub-regio te markeren waarbinnen de merge van de Slave query plaatsvindt dienen twee nieuwe MergeFields aan het template te worden toegevoegd waarbij men vrij is om deze een passende naam te geven: TableStart:<slave region name> en TableEnd:<slave region name>
Geef de gekozen Slave region name op.
Master column name
Met de Master column name en Slave column name wordt de relatie tussen de hoofd query en de slave query geconfigureerd. In het geval van een factuur kan een voorbeeld van een Master column zijn: Factuurnummer
Slave column name
Met de Master column name en Slave column name wordt de relatie tussen de hoofd query en de slave query geconfigureerd. In het geval van een factuur kan een voorbeeld van een Slave column zijn: Factuur_Factuurnummer
Skip merge if slave has no data
Zet deze optie aan wanneer u wilt dat een record niet gemerged wordt als de slave geen data opleverd. Het master item wordt dan geskipped. Let op: indien u één item wilt mergen zal er altijd een (leeg) document genereerd worden. Anders kan er twijfel ontstaan of de merge wel uitgevoerd wordt. Deze optie heeft dus alleen zin als u vanuit een lijst werkt.
Ter illustratie is onderstaande afbeelding een versimpelde weergave van hoe de opmaak van een Merge Word-template eruit kan zien. De gebruikte Merge Fields zijn geel gearceerd. De zone waarbinnen de merge plaatsvindt is in dit voorbeeld ingesloten door de Merge Fields:
TableStart:FileLinx
TableEnd:FileLinx
De zone waarbinnen de Slave merge plaatsvindt is in dit voorbeeld ingesloten door de Merge Fields:
TableStart:Regels
TableEnd:Regels
De namen overig gebruikte Merge Fields moeten overeenkomen met de veldnamen van corresponderende geavanceerde zoekopdracht.
Nadat het Word-template is opgemaakt en in FileLinx is toegevoegd, kan deze worden gekoppeld aan één of meerdere geavanceerde zoekopdrachten. De geavanceerde zoekopdrachten zijn vastgelegd als objecten van de objectdefinitie Data-Query. Selecteer de gewenste zoekopdracht en koppel het juiste Word-Template.
TIP: U kunt een ander template (wat overeenkomt met uw nieuwe template) downloaden en deze onder de naam van uw nieuwe template opslaan. Dan hoeft u niet een geheel leeg en nieuw template op te maken (makkelijk voor de adresvelden/opmaak)
Wanneer u een UserDefined voorwaarde bij de Data-Query instelt op het veld wat ingesteld staat als 'Slave Column Name', werkt het master/slave mechanisme ook vanuit een lijst. Daarnaas bent u in staat om op basis van een gemeenschappelijk veld een relatie te leggen tussen de Master en de Slave, zonder dat de Slave direct afhankelijk is van de master.\
Voorbeeld instellen van een UserDefined voorwaarde
