De Find & Recognize workflow stap maakt het mogelijk om velden en bijlagen van een object te gericht te doorzoeken naar informatie die reeds bekend is binnen FileLinx.
Deze functionaliteit kan op 3 manieren worden ingericht:
Door een Advanced Search (Query) te definieren. Hierbij worden de resultaten van de eerste kolom (na het ID veld) gematched met de tekst uit de bijlage van het betreffende item. Denk hierbij aan bijvoorbeeld projectnummers. FileLinx matched deze resultaten en zal het item koppelen aan het juiste project
Door te zoeken op een bepaald formaat (Find value by type)zoals IBAN- of BTW-nummers. In dit geval wordt de tekst in de bijlage doorzocht op basis van het gekozen type. U kunt bijvoorbeeld zoeken op basis van een BTW-nummer van een klant. Wanneer u een factuur wilt koppelen en op deze factuur staat een BTW-nummer kunt u met deze workflow de juiste klant zoeken op basis van het gevonden BTW-nummer. In dit geval gebruikt u de optie Find item by fieldid. Het fieldid is dan het veld van BTW-nummer bij de relatie.
Door te zoeken op een reguliere expressie/regular expression (Find value by RegEx). Werkt het zelfde als de hierboven genomende oiptie, alleen kunt u nu een custom formaat opgeven als reguliewre expressie. Hiervoor is wel kennis nodig om dit op te bouwen. Een hadige website om deze te testen bijvoorbeeld op https://regex101.com/
Dit zijn de opties voor methode 2:
Naam
Uitleg
BsnIdentifier
Burgerservicenummer
CurrencyIdentifier
Bedrag
CurrencySymbolIdentifier
Symbool van munteenheid
DateIdentifier
Datum
EmailIdentifier
E-mail adres
LicensePlateIdentifier
Kenteken (NL)
IbanIdentifier
IBAN-nummer
VatNumberIdentifier
BTW-code
KixIdentifier
Kix code
PercentageIdentifier
Getal als percentage
PhoneNumberIdentifier
Telefoonnummer
PostCodeIdentifier
Postcode
TimeIdentifier
Tijd
UrlIdentifier
URL
NumberIdentifier
Getal
Beide opties kunnen NIET gecombineerd worden.
Beide opties ondersteunen wel de Prefix voor value optie. Hiermee moet de gevonden waarde voldoen aan de prefix die ervoor staat. Wanneer er bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers in de bijlage staan, kunt u hier de prefix instellen welk telefoonnummer u wilt dat er herkent wordt. Dus als u als prefix: telnr: instelt, moet er in het document telnr: 0XX-XXXXXXX staan. Belangrijk is dat in de tekst, de prefix en de waarde tenminste gescheiden worden door een spatie.
Overzicht eigenschappen
Find & Recognize
Uitleg
Naam
Geeft de naam van stap weer. U kunt hier zelf een omschrijving opgeven.
Field to search in
Bepaalt welk veld van het referenced item moet worden doorzocht
Field to update
Bepaalt welk veld van het referenced item moet worden bijgewerkt indien het zoeken een match oplevert
Update field with matched value (function)
Bepaalt hoe het veld dat zal worden bijgewerkt wordt ingevuld. Default is dit {value}, maar middels FileLinx functions kan deze waarde worden bewerkt
Find value by type
Kies een type om een bepaald formaat tekst te kunnen identificeren. Zie de tabel hierboven.
Find value by RegEx
Vind een bepaald formaat tekst op basis van een reguliere expressie (regular expression)
Find item by fieldid
Vul hier het id in van een veld waaraan de waarde bij "Field to update" opgezocht kan worden. Als dit veld wordt leeggelaten of er wordt 0 ingevuld, dan wordt er op naam gezocht van de definitie waar het veld in "Field to update" naar wijst.
Dit veld wordt alleen gebruikt icm "Find value by type"
Prefix for value
De tekst hierin gevuld moet voor de gevonden waarde staan.
De prefix en de gevonde waarde moet tenminste gescheiden worden door een spatie
Query with values to search for
De geavanceerde zoekopdracht met bestaande waarden waarnaar zal worden gezocht
Kan niet gebruikt worden icm "Find value by type".
Search in files (*.pdf;*.xls)
Uitsluitend bestanden waarvan de bestandsnaam voldoet aan de opgegeven specificatie zullen worden doorzocht. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van wildcards. Er kunnen meerdere specificaties worden opgegeven door deze middels een punt-komma te scheiden
User account for query
Als welke gebruiker moet de geavanceerde zoekopdracht worden uitgevoerd. De resultaten van de geavanceerde zoekopdracht zijn afhankelijk van de rechten van de gebruiker die hier wordt ingesteld
Enable change logging
Standaard staat deze instelling uit. Als u de geschiedenis van wijzigingen wilt bijhouden zet u deze aan
Enable workflow check for step action(s)
Standaard staat deze instelling uit. Indien aangevinkt worden items welke aangemaakt/bijgewerkt worden via deze workflow stap (actie) gecontroleerd op aanwezigheid van andere workflows die in dit geval af moeten gaan afhankelijk van hun start events, start conditions etc.
