Een workflow wordt gekenmerkt door één stap of een reeks aan stappen. Het configureren van workflow stappen kan twee manieren worden gedaan.
Ga met uw muis op de workflowdefinitie staan. Hier verschijnt het scherm first step. Via de pijl naar beneden komt u in het menu. Kies hier voor stap toevoegen.
Sleep de steps vanuit de bibliotheek (links) naar de editor en maak een verbinding voor Goedgekeurd en Afgekeurd.
De bibliotheek bevat een aantal workflow stappen (acties) die in de volgende paragrafen worden toegelicht.
Workflow stap
Uitleg
Abort current workflow
Stop de workflow
Add view to item
Toevoegen van een item aan een of meerdere views
Conditional jump
Condities instellen op basis waarvan een workflow wordt vervolgd en een bepaald pad volgt
Copy Object
Maakt een kopie van een FileLinx item
Create Fileshare
Deelt bestanden middels Fileshare
Create new item
Aanmaken nieuw item
Create Report
Maakt een rapport aan en slaat deze op in FileLinx
Delete file
Verwijdert een bestand of bestanden bij een FileLinx item
Delete item
Verwijdert een FileLinx item
Exchange-stappen
Legt de link met Outlook
Execute command
Uitvoeren van een programma of commando (b.v. TSQL)
Export data
Export data uit FileLinx naar een standaardformaat
Find & Recognize
Voert herkenning uit op de inhoud van een FileLinx item en zet dit af tegen het resultaat van een geavanceerde zoekopdracht om op die manier automatisch een gegevensrubriek te vullen/koppelen
Merge & calculate
Workflow stappen voor het genereren en samenvoegen van Excel, Word en PDF-documenten
Merge to PDF
Converteren naar PDF en samenvoegen van verschillende bestandsformaten naar PDF.
Merge to WordDoc
Het genereren van Word-documenten op basis van een Word-template en informatie uit FileLinx
Move item to view
Verplaats item naar een andere view
Remove from view
Verwijder item uit een view
RSSFeed
Send a message
Stuur gebruiker een chat bericht
Send an e-mail
Stuur e-mail naar e-mailadres van een relatie of gebruiker
Start Workflow
Het starten van een workflow vanuit een andere workflow
Update item
Bijwerken van een item
Update related items
Bijwerken van een gerelateerd item
Wait for item
Wachten tot een geschedulde workflow zich voordoet
Wait for user
Aanmaken van een taak voor een gebruiker of gebruikersgroep
Het is mogelijk om FileLinx functies velden met een waarde te laten vullen. Denk hierbij aan datumvelden, gebruiken van gebruikersobjecten, berekenen van totaalwaarden e.d.
De gebruiker kan het scherm in de workflow studio uitbreiden. De gebruiker heeft hier de optie om het bibliotheek-paneel met de workflow stappen en ook het eigenschappen-paneel te verbergen.
