Het is mogelijk om een object aan FileLinx toe te voegen door het sturen van een e-mail met een specifiek onderwerp en een specifieke inhoud aan een door de
systeembeheerder bepaald e-mailadres. Het e-mailbericht wordt dan automatisch door FileLinx ingelezen en als object aangemaakt in FileLinx, met de betreffende e-mail als bijlage aan het object.
Het doel van deze functie is om alle e-mails in een mailbox te importeren en te classificeren als item in FileLinx gebaseerd op diverse regels.
E-mails kunnen staan op een mailserver die middels imap is te bereiken. Op de server kan een specifieke map worden aangemaakt waaruit de e-mails gehaald worden die automatisch worden overgenomen in FileLinx als item. Verschillende mogelijkheden in deze functie zijn:
Op basis van kenmerken in de e-mail van de afzender, de tekst in het onderwerp of tekst in het tekstveld kan worden bepaald van welk object een item wordt aangemaakt;
De e-mail met eventuele bijlagen toevoegen aan het item dat automatisch wordt aangemaakt;
De mogelijk aanwezige data in de tekst van de e-mail in de metadata van het item verwerken; Bijvoorbeeld: Wanneer een object het veld ‘klantnummer’ bevat en in de e-mail staat de tekst ‘klantnummer:’ dan wordt de waarde die volgt na ‘:’ in het betreft geplaatst. De waarde die wordt uitgelezen eindigt met een zelf op te geven symbool.
De mogelijk aanwezige data in de tekst van de e-mail in de bestandsvelden van het item verwerken. Wanneer een bijlage aan de e-mail is toegevoegd met de naam ‘pasfoto.jpg’ zal dat jpg-bestand worden geplaatst in het bestandsveld dat ‘pasfoto’ heet;
De inhoud van het onderwerpveld, tekstveld, afzender en datum automatisch overnemen in het item.
Mogelijke toepassingen van deze functie zijn:
Het automatisch aanmaken van tickets in FileLinx voor een supportdesk;
In combinatie met reporting service kan een kant en klare brochure of rapport gemaakt worden op basis van een e-mail waarin de variabele teksten en foto’s zijn opgenomen. Denk aan bijvoorbeeld makelaarskantoren;
Het vastleggen van errors uit een errorlog met mailfunctie;
Het archiveren van faxen of geautomatiseerde orders;
Grip krijgen op de uitgaande e-mailstroom van de organisatie;
Enzovoorts.
Veld
Uitleg
Name
Beschrijving van de mailbox.
Account
Verwijzing naar het eerder gemaakte object met type Mailbox Account.
Shared Mailbox
In het geval een Shared Mailbox uitgelezen moet worden in plaats van de mailbox van het account.
IMAP/POP Login security
De te gebruiken netwerk security. Er kan hier gekozen worden tussen tls/ssl en plaintext.
IMAP/POP Login time-out
De time-out tijd voor de login.
Use subject
Geeft aan of het onderwerp van de binnenkomende e-mails wel of niet gebruikt worden als er geen regels toe te passen zijn op de inhoud van het e-mailbericht. De eerste match zal gebruikt worden.
Bijvoorbeeld: Er komt een e-mail binnen waar geen regels op de inhoud toe te passen zijn. Vervolgens wordt naar het onderwerp van de mail gekeken. Dit is “bedrijf contactpersoon”. De e-mail zal vervolgens geclassificeerd worden als type “bedrijf” omdat dit de eerste match is in het onderwerp.
Use rule(s)
Geeft aan of de regel-objecten die aan deze Mailbox hangen daadwerkelijk ingezet worden.
Last scan date
Een alleen-lezen-veld wat aangeeft wanneer voor het laatst de e-mailbox is verwerkt. Wanneer er geen Last scan UID is wordt Last scan date gebruikt om te bepalen welke e-mails verwerkt worden. In dit geval worden alleen nieuwere e-mails nog verwerkt.
Last scan UID
Een alleen-lezen-veld wat aangeeft tot welke e-mail verwerkt is. Wanneer er een Last scan UID is wordt deze gebruikt om te bepalen welke e-mails verwerkt worden. Alleen e-mails met een hoger UID worden dan verwerkt.
Character separator
Karakter of korte tekst. Geeft in de e-mail aan waar de waarde van het veld ophoudt. Mag elke willekeurige waarde hebben.
Bijvoorbeeld: Er komt een e-mail binnen waar twee velden in aanwezig zijn: “Bedrijfsnaam” en “Status”.
De inhoud van de e-mail zal er als volgt uit zien:
Bedrijfsnaam: FileLinx Benelux BV /!/
Status: Actief /!/
In dit geval is het stuk /!/ de character separator.
LET OP: De character separator is verplicht, en moet ook na het laatste veld aanwezig zijn.
Language
De taal waarin de velden genoemd worden in de e-mail.
Archive folder name
De naam van de map waarin de e-mails worden geplaatst nadat ze in FileLinx zijn geclassificeerd.
LET OP: Als dit veld leeg is zullen binnenkomende e-mails na classificatie gewist worden van de server.
If not found save as
Als geen enkele regel positief resultaat geeft op een e-mail en het onderwerp van de e-mail is niet als type herkend, zal de e-mail toch opgeslagen worden in FileLinx. Hier kan gespecificeerd worden welk type object deze e-mail dan wordt.
Zie beneden voor uitleg over het aanmaken van een specifiek type voor e-mails.
Active
Geeft aan of deze Mailbox actief gebruikt wordt door de functionaliteit.
Insert in view
De view waaronder objecten worden aangemaakt als gevolg van de classificatie (zie Classification-mailbox-rule).
Er kunnen per Classification-mailbox meerdere regels ingesteld worden.
Een specifiek type aanmaken voor e-mails
Per Classification-mailbox-rule kan aangegeven worden als welk type object de e-mail moet worden opgeslagen (veld “Save as”). Voldoen meerdere regels dan zal de eerste regel die voldoet uitgevoerd worden. Dit gaat op basis van het veld “Priority”.
Ook kan op het Mailbox-object aangegeven worden als welk type object de e-mail moet worden opgeslagen als geen enkele regel positief resultaat geeft op de e-mail (veld “if not found save as”). Het is mogelijk om te verwijzen naar een bestaand type. Dit is echter niet aan te raden, om foutieve informatie in belangrijke types objecten te voorkomen en een controlelaag toe te voegen aan dit systeem. Ook kunnen op een apart type voor deze e-mails gemakkelijk workflows worden toegepast.
