Via het plussymbool kan een nieuwe workflow worden aangemaakt voor een bepaald informatie item (bijvoorbeeld declaratieformulier)
Als alle velden ingevoerd zijn, klik dan op: Maak nieuwe workflow.
Veld
Uitleg
Naam
Naam van de workflow, geef een herkenbare en duidelijke naam aan de workflow. Deze titel wordt zichtbaar achter de ‘Start Workflow’ knop
Type
Categorie waar de workflow van gestart moet worden
View
Geef hier de view op waarin de workflow wordt aangeboden
(Default View voor de Workflow definitie object is System View)
Beschrijving
Toelichting van de functie van de workflow
Druk op de knop 'maak nieuwe workflow' om de workflow editor te openen. De workflow editor biedt de mogelijkheid om de workflow stappen te definiëren door items toe te voegen (drag en drop), te koppelen en de eigenschappen en definities in te stellen.
NOTE: Sinds FileLinx versie 2024-03 is ook de optie "Execute only in certain object states" beschikbaar. Deze optie is nog niet functioneel en dient leeggelaten te worden. Workflows welke enkel in 'interfere' state ingesteld staan zullen niet uitgevoerd worden.
Een workflow kan op verschillende momenten, en al dan niet met een (of meerdere) start conditie(s), worden gestart.
Event
Uitleg
Created
Bij het aanmaken van een item
Changed
Bij het wijzigen van een item
Deleted
Bij het verwijderen van een item
Printed
Bij het printen van een item
Sent
Bij het e-mailen van een item
Manual
Als de gebruiker op de ‘Start Workflow’ knop drukt (handmatige workflows)
First manual
Als de gebruiker op de ‘Start Workflow’ knop drukt (handmatige workflows). Indien deze op een lijst van items uitgevoerd wordt, zal deze workflow op het eerste item van de lijst uitgevoerd worden
Last manual
Als de gebruiker op de ‘Start Workflow’ knop drukt (handmatige workflows). Indien deze op een lijst van items uitgevoerd wordt, zal deze workflow op het laatste item van de lijst uitgevoerd worden
First changed
Bij het wijzigen van een item in een lijst, wordt deze workflow uitgevoerd op het eerste item in de lijst.
Last changed
Bij het wijzigen van een item in een lijst, wordt deze workflow uitgevoerd op het laatste item in de lijst.
First deleted
Bij het verwijderen van een item in een lijst, wordt deze workflow uitgevoerd op het eerste item in de lijst.
Last deleted
Bij het verwijderen van een item in een lijst, wordt deze workflow uitgevoerd op het laatste item in de lijst.
Scheduled
Starten van een workflow start op basis van een start conditie en volgens een vast schema. Voorbeeld, u wilt 2 dagen voordat iemand jarig is een e-mail sturen. Stel de ‘condition’ voor het starten in en zorg dat er mogen geen andere start events gekozen zijn. Stel daarnaast een workflow schedule (b.v. controleer ieder avond om 21:00 uur gedurende werkdagen) is vereist anders zal deze workflow niet starten. Scheduled-Workflows kunnen niet met andere start events gecombineerd worden
Het starten van een workflow is daarnaast afhankelijk van het start type. Hierdoor kan b.v. mee worden voorkomen dat workflows starten terwijl de workflow al loopt voor een bepaald item.
Start type
Uitleg
Start when no other instance of this workflow is active
De workflow start alleen als er geen andere workflows actief zijn op het betreffende object
Start this workflow once
De workflow kan maar een keer gestart worden
Start on every change event
De workflow start elke keer dat het betreffende object wordt gewijzigd
De volgende eigenschappen worden bij de eerste stap van een workflow ingesteld.
Eigenschap
Uitleg
Naam
Naam van de workflow, geef een herkenbare en duidelijke naam aan de workflow.
Active
Staat dit veld op true dan is de workflow actief. Deactiveren = false
Start date
Datum waarop de workflow start
End date
Einddatum van de workflow, na deze datum zal de workflow niet meer lopen
Category
Kies hier voor een eigen onderverdeling. Dit veld heeft geen invloed op de werking van de workflow
Definition
De FileLinx Object Definitie waar de workflow van gestart moet worden
Related item definitions
Kies voor related item definition als u een workflow wilt starten op events van onderliggende, gerelateerde categorieën. Als u hier één of meer items kiest dan de workflow wordt alleen van deze items en niet van de hoofd-item getriggerd.
Start on event(s)
Maak een keuze uit en of meerdere events: Created, Changed, Deleted, Printed, Sent, Manual,Scheduled
Scheduled
De workflow kan via een taakplanner worden ingesteld. Bijvoorbeeld indien de workflow slechts 1 x per week gerund hoeft te worden of elke dag om 17.00 uur. Bij het event scheduled is deze instelling verplicht. In paragraaf 3.3: Het aanmaken van een schedule vindt u meer informatie.
Last (scheduled) run date
Dit veld geeft de datum weer van de laatste gelopen workflow indien er een schedule is ingericht.
Last (manual) run date
Dit veld geeft de datum weer van de laatste gelopen workflow indien de workflow handmatig wordt aangeroepen.
Start condition
Hier kunt u via een wizard een voorwaarde opgeven waar het object aan moet voldoen voordat de workflow wordt gestart. Bijvoorbeeld indien de status van het item Nieuw is. In paragraaf 3.4: Het aanmaken van een Workflow conditie vindt u meer informatie.
Start type
De workflow kent drie typen: Start when no other instance of this workflow is active, Start this workflow once, Start on every change event
Remove state and tasks after successful finish
Als de workflow stappen zijn uitgevoerd en de workflow geen volgende stap meer heeft is de workflow met succes afgehandeld. De workflow state blijft standaard bewaard met de status ‘finished’. De Workflow-States worden automatisch verwijderd indien deze optie is aangevinkt.
Run in background
Met deze optie geactiveerd, hoeft de gebruiker niet te wachten totdat de workflow is afgerond
Skip Deleted Items
Met deze optie worden items in de prullenbak (Deleted-View) genegeerd
