11.5.4.1.1. Long list, short list en een inkoopdossier definitief maken
Om leveranciers te koppelen aan de long-list van een actief inkoopdossier kun je gebruik maken van de knop “Toevoegen aan long list” bij de betreffende leverancier. Je kunt dus in FileLinx een leverancier opzoeken en dan op deze knop drukken om de leverancier aan een inkoopdossier te koppelen.
De knop is ook beschikbaar op het zoekresultaat van een zoekopdracht met leveranciers in FileLinx onder de opties van de knop Acties. De knop acties verschijnt nadat je een aantal records uit het zoekresultaat aanvinkt.
Als je op de knop “Toevoegen aan long list” klikt dan zie je een “drop-down menu” waarin je een actief inkoopdossier kan selecteren. Na op de knop “OK” te drukken wordt de leverancier gekoppeld aan de long list van dat inkoopdossier.
Als de long-list van het inkoopdossier klaar is kan men vervolgens de short-list invullen. De short-list bestaat uit drie velden waarin tot maximaal drie leveranciers vanuit de long list vastgelegd kunnen worden. De lijst met de leveranciers die in deze drie velden worden getoond, wordt dus bepaald op basis van de waarden in het veld “Leveranciers long list”.
Het is noodzakelijk dat een selectieproces voor het bepalen van de bovengenoemde informatie goed verantwoord wordt. Bij een inkoopdossier in Inkoop+ is het mogelijk dat je verschillende documenten kunt toevoegen om informatie vast te leggen. Door op de knop “Toevoegen” te klikken verschijnt een lijst met de mogelijke opties in deze fase van het inkoopdossier:
· Document: Onder de categorie vallen allemaal verschillende soorten inkoopdocumenten: Beoordelingsnormen, Bijlagen offerte aanvraag, Inkoopspecificatie, Inkoopvoorwaarden, Interne verslagen, Leverancierskeuze voorstel, Nota van inlichtingen, Resultaat marktconsultatie, Voorlopige gunning, Werkplan. Deze lijst kan per klant aangepast worden.
· Programma van eisen: Een programma van eisen is ook een documenttype dat apart vastgelegd kan worden.
· Motivatie selectie: Dit document is verplicht bij alle nieuwe inkoopdossiers. Zonder een motivatie van de selectie kan het inkoopdossier niet definitief worden gemaakt.
Als een motivatie selectie aan een inkoopdossier is toegevoegd verschijnt dan pas de knop “Definitief maken”. Vanaf dat moment wordt het inkoopdossier definitief en dus niet meer bewerkbaar en kan de inkoop naar de volgende fase vorderen.
