11.5.4.2. Offerte aanvraag en offertes van leveranciers beoordelen
De vervolgstap is een “offerte aanvraag” toe te voegen aan een inkoopdossier. Dat doet men door op de knop “Toevoegen” te klikken. Let op: Als een inkoopdossier definitief is gemaakt (status van het dossier is gelijk aan “Definitief”) dan zijn andere opties beschikbaar onder de knop “Toevoegen”.
De offerte aanvraag signaleert de start van het offerte traject en dient als een object waarbij alle nodige informatie over de offerteprocedure wordt vastgelegd.
Tijdens de voorbereiding van een offerte aanvraag kan de prestatiehouder nog wat relevante informatie vastleggen:
· Termijn: De uiterste datum wanneer dit traject afgerond moet worden.
· Motivatietekst goedkeuring: Hier kan de prestatiehouder een tekst vastleggen die in de standaard e-mail meegenomen wordt die naar de geselecteerde leverancier wordt gestuurd als het traject afgerond wordt.
· Motivatietekst afkeuring: Hier kan de prestatiehouder een tekst vastleggen die in de standaard e-mail meegenomen wordt die naar de leveranciers wordt gestuurd die niet geselecteerd worden als het traject afgerond wordt.
· Bijlagen: Alle documenten die aan een offerte aanvraag in Inkoop+ worden toegevoegd worden automatisch als bijlagen meegenomen in de e-mail waarin de aanvraagprocedure wordt aangekondigd.
· Status: Het status veld wordt automatisch aangepast afhankelijk van de stap van de aanvraagprocedure. Het begint met een status “Nieuw”, daarna wordt de status “Verzonden” als de aanvraag is verstuurd en als het traject is afgerond dan wordt de status “Termijn gesloten”.
Als de informatie op de offerte aanvraag volledig is dan kan de aanvraag met de leveranciers van de short list gedeeld worden. Dat kan door op de knop “Verzenden naar short list” op de offerte aanvraag te drukken. De vastgelegde contactpersonen van de leveranciers van de short list ontvangen dan een geautomatiseerde e-mail met een standaard formaat en tekst en alle bijlagen van de offerte aanvraag. De aanvraagprocedure is dan officieel gestart.
The contents of 11.5.4.2. Offerte aanvraag en offertes van leveranciers beoordelen
