Op het moment dat de offerte definitief wordt gemaakt, kan deze via FileLinx automatisch gestuurd worden.
Door op te knop “Offerte verzenden” te drukken, wordt in FileLinx eerst een PDF-versie van de offerte gemaakt die vervolgens via een e-mail automatisch wordt gestuurd. De Word versie van de offerte blijft nog beschikbaar in FileLinx. De e-mail wordt vanuit het emailadres van de accountmanager naar het email adres van de verkoopkans verzonden. Er wordt ook een e-mail in de CC gestuurd naar accountmanager.
In het tabblad “Opvolgen” worden een aantal velden automatisch bijgewerkt. De opvolgdatum wordt bijgewerkt en de status van de verkoopkans wordt “Offerte”. Afhankelijk van instellingen van de klant wordt ook een opvolgdatum berekend. Indien er een koppeling met Exchange is geconfigureerd wordt er ook automatisch een Outlook-meeting in de agenda van de accountmanager gezet op basis van de opvolgdatum.
Vanaf dat moment is de voortgang van het salestraject afhankelijk van de klant en de acties van de accountmanager. Als er aanpassingen in de offerte moeten gebeuren dan kan de accountmanager de offerte opnieuw bewerken en verzenden. Daar is de knop “Offerte opnieuw aanmaken” voor bedoeld.
Als er een outlook afspraak opnieuw moet worden aangemaakt dan kan men gebruik maken van de knop “Outlook afspraak aanmaken”. Dan wordt er in de outlook agenda van de accountmanager een reservering gemaakt voor het opvolgen van dat traject. De voorwaarde is hier natuurlijk een geconfigureerde koppeling met de Exchange server van de klant. Tenslotte, als de offerte door de klant geaccepteerd wordt dan kan de status omgezet worden naar Order door gebruik te maken van de knop “Order geworden”. Op dat moment wordt het salestraject afgesloten en maakt FileLinx automatisch een project aan.
