De leveranciers worden uitgenodigd hun offertes aan te bieden met betrekking tot het actieve inkoopdossier. Deze offertes worden vervolgens in Inkoop+ vastgelegd en aan het betreffende inkoopdossier gekoppeld. FileLinx faciliteert twee manieren om een offerte van een leverancier bij het juiste inkoopdossier vast te leggen.
De eerste optie is de e-mail met de documenten van de offerte in FileLinx te classificeren door deze naar het scherm van FileLinx te slepen en dan voor optie Nieuw te klikken.
Kies vervolgens uit de lijst met objecten voor “Offerte leverancier” en dan zie je een nieuw scherm met alle in te vullen velden. De velden “Leverancier” en “Contactpersoon” worden automatisch ingevuld indien het e-mailadres van de afzender in FileLinx geregistreerd is als een contractpersoon. Als dat niet het geval is dan dienen deze velden met de hand ingevuld te worden. De velden inkoopdossier en prestatiehouder worden na het opslaan van de offerte automatisch ingevuld indien de e-mail of de bijlagen het unieke nummer van het inkoopdossier in FileLinx vermelden, bijvoorbeeld: “INKD0010”. Als dat niet het geval is dan dienen deze velden met de hand te worden ingevuld.
De tweede optie om een offerte vast te leggen is door op de knop “Toevoegen” op het betreffende inkoopdossier te klikken. In de lijst aan de rechterkant verschijnt de optie om een nieuwe offerte van een leverancier aan te maken.
Als een offerte van een leverancier wordt vastgelegd dan wordt het volgende veld van het inkoopdossier automatisch aangepast:
