Als alle verwachte offertes vastgelegd zijn dan kan beslist worden welke leverancier gekozen zal worden. Dat wordt in FileLinx door middel van de knop “Offerte goedkeuren” vastgelegd. De knop is beschikbaar op alle offerte leveranciers van het inkoopdossier.
De leverancier ontvangt dan automatisch een e-mail met de tekst die op de offerte aanvraag is vastgelegd en de status van de offerte leverancier wordt “Goedgekeurd”. Alle andere offertes van het inkoopdossier worden dan automatisch afgekeurd en de betreffende leveranciers ontvangen dan ook een geautomatiseerde e-mail met de tekst die op de offerte aanvraag specifiek voor dit doel is vastgelegd.
Op dat moment kan men ook het offerte aanvraag traject afsluiten. Door gebruik te maken van de knop “Traject afsluiten” op de betreffende offerte aanvraag wordt het traject afgesloten en afgerond. Als de prestatiehouder dat niet doet dan ontvangt die door het systeem automatisch een herinnering via e-mail 2 weken voor de aangegeven termijn van de offerte aanvraag.
