Deze workflow stap wordt ook aangeduid als de Excel Calculator. Hiermee is het mogelijk om in FileLinx (complexe) berekeningen uit te voeren door gebruik te maken van een Microsoft Excel template, zonder dat de gebruiker feitelijk over een Excel installatie hoeft te beschikken. Tevens is het mogelijk om op basis van Excel templates uiteenlopende overzichten, rapportages en specificaties te genereren.
De Excel Calculator werkt volgens een “black-box” principe waarbij in een Excel template in vooraf gedefinieerde cellen informatie uit FileLinx wordt ingevoegd. Na uitvoering van de berekeningen zoals deze zijn ingericht in het template, wordt uit vooraf gedefinieerde cellen het resultaat teruggelezen en vastgelegd in FileLinx.
Voordat de Merge & Calculate workflow stap kan worden gebruikt, moeten er een aantal zaken geregeld zijn.
De Merge en calculate functionaliteit begint altijd met het aanmaken van een System-Calculator object. Aan dit object kan een Excel-template worden gekoppeld, waarin de feitelijke berekeningen/bewerkingen zijn uitgewerkt. Desgewenst kunnen dit ook meerdere templates zijn, waarbij in de Workflow kan worden bepaald welke template zal worden toegepast.
System-Calculator
Uitleg
Name
Geeft de naam op van een calculator.
Definition
Bepaalt de objectdefinitie waarop de calculator van toepassing is.
Password (optioneel)
Wachtwoord van het Excel-template indien van toepassing.
System-Calculator-Field
Nadat een System-Calculator is aangemaakt, dienen er in- en uitvoer parameters te worden gedefinieerd; de System-Calculator-Fields. Door vast te leggen welke gegevens vanuit FileLinx aan het Excel-template worden aangeboden en welke gegevens vanuit het template worden teruggelezen en vastgelegd in FileLinx, krijgt de definitie van de calculator betekenis.
System-Calculator-Field
Uitleg
Name
Geef een voor u herkenbare naam op
Calculator
De System-Calculator waarop het veld betrekking heeft.
Definition
De objectdefinitie waarop het veld betrekking heeft. Op deze manier kunnen ook de velden van LinxTypes als in- en output parameters fungeren.
Type
Geeft aan of het een Input of Output veld betreft.
Get or set field
Bij Input: welk veld van de objectdefinitie moet worden aangeboden aan het Excel template.
Bij Output: welk veld van de objectdefinitie moet worden teruggelezen en vastgelegd in FileLinx.
Get or set value (FileLinx function)
Default: {fieldvalue}
Maak gebruik van FileLinx functies om de waarde van het Get or Set field op te halen. Desgewenst kan op deze manier de in- of outputwaarde worden gemanipuleerd.
Get or set Cell
Bepaalt de cell in het Excel-template waarin het input-veld wordt geschreven of waaruit het output-veld wordt gelezen. De cell moet voorafgegaan worden door het corresponderende blad.
Voorbeeldnotatie: Blad1!A1
System-Calculator-Related-Items
De Merge & calculate biedt de mogelijkheid om (anders dan de waarden het referenced item) ook de waarden van gerelateerde items als input te gebruiken. Wanneer er meerdere gerelateerde items zijn, kunnen deze desgewenst middels een aanvullende conditie worden gefilterd dan wel ingeperkt. In het geval van repeterende items kan worden gekozen of de repeterende items in het Excel template als nieuwe regels worden ingevoegd of over bestaande regels worden geschreven.
System-Calculator-
Related-Items
Uitleg
Name
Geeft het veld een naam.
Calculator
De System-Calculator waarop het betrekking heeft.
Definition
De objectdefinitie waarop van het related-item.
Type
Altijd van het type Input (read-only). Voor related-items worden output-parameters vooralsnog niet ondersteund.
Get field
Welk veld van het gerelateerde item moet aan het Excel-template worden aangeboden.
Get value (FileLinx function)
Default: {fieldvalue}
Maak gebruik van FileLinx functies om de waarde van het Get field op te halen. Desgewenst kan op deze manier de inputwaarde worden gemanipuleerd.
Set Cell
Bepaalt de cell in het Excel-template waarin het input-veld wordt geschreven. De cell moet vooraf gegaan worden door het corresponderende blad.
Voorbeeldnotatie: Blad1!A1
In het geval van repeterende gegevens kunnen de gegevens in de opvolgende cellen rechts of onder de referentie cell worden toegevoegd. Dit kan worden gestuurd door in de notatie van de referentie cell de rij of kolom als “fixed” te noteren. Voorbeelden:
- Invoegen onder de referentie cell: Blad1!$A1
- Invoegen rechts van de referentie cell: Blad1!A$1
Condition
Selecteer een bestaande workflow-condition die van toepassing is op de objectdefinitie van de gerelateerde items of maak een nieuwe aan. Een nieuwe conditie kan het gemakkelijkst worden aangemaakt in een lege workflow met behulp van de “Conditional Jump” stap.
Insert new row or column
Wanneer er meerdere gerelateerde items van toepassing zijn, kan met deze instelling worden geconfigureerd of de opvolgende input waarden in het Excel template worden “ge-insert” of over de bestaande cellen heen worden geschreven.
Sort by field (optioneel)
Bepaalt het veld waarop de gerelateerde items worden gesorteerd.
Desc sort order
Bepaalt of de sortering van de gerelateerde items aflopend is in plaats van standaard oplopend.
Merge & Calculate
Nadat in FileLinx de Calculator is gedefinieerd en geconfigureerd, kan deze worden gebruikt met de Merge & Calculate workflow stap.
Merge & calculate
Uitleg
Naam
Geeft de naam van stap weer. U kunt hier zelf een omschrijving opgeven.
Calculator
Geef de naam op van de gewenste calculator definitie. Deze worden gedefinieerd onder “System-Calculator”.
Use calculator (function)
Bepaal met behulp van FileLinx functions de ObjectId van de gewenste calculator definitie.
Template file name (*.xls)
Specificeer de naam van het te gebruiken calculator template. Dit is de feitelijke Excelsheet waarin de berekeningen zijn vastgelegd. Tijdens het uitvoeren van de workflow stap zal FileLinx controleren of er aan de calculator definitie een Template is gekoppeld dat voldoet aan de opgegeven specificatie. Is dat het geval dan zal deze template worden gebruikt voor de berekening. Indien er bij de calculator definitie geen template wordt gevonden die aan de definitie voldoet, dan zal gecontroleerd worden of het referenced item waarvoor de workflow draait, een template bevat dat aan de specificatie voldoet. Is dat het geval dan zal deze template gebruikt worden. Zo niet, dan eindigt de workflow met een foutmelding in de workflow-state.
Alternative template item (function)
Specificeer met behulp van FileLinx functions de naam van het te gebruiken calculator template.
Copy file to referenced item
Bepaalt of de Excel template die gebruikt is voor de berekening aan het referenced item moet worden gekoppeld.
Destination file name (function)
Geef optioneel de bestandsnaam op van het Excel template dat (optioneel) aan het referenced item wordt gekoppeld. Wanneer hier geen naam wordt opgegeven, dan wordt de originele naam van het gebruikte template overgenomen.
Overwrite existing file
Bepaalt of een reeds bestaand Excel template bij het referenced item wordt overschreven of als nieuwe versie wordt toegevoegd.
Save calculator time & version stamp
Geef optioneel een veld op van het referenced item waarin wordt vastgelegd wanneer en met welke templateversie de calculator is uitgevoerd.
Enable change logging
Standaard staat deze instelling uit. Als u de geschiedenis van wijzigingen wilt bijhouden zet u deze aan.
Enable workflow check for step action(s)
Standaard staat deze instelling uit. Indien aangevinkt worden items welke aangemaakt/bijgewerkt worden via deze workflow stap (actie) gecontroleerd op aanwezigheid van andere workflows die in dit geval af moeten gaan afhankelijk van hun start events, start conditions etc.
