FileLinx bied de mogelijkheid om berichten te sturen naar een bepaalde gebruiker en of gebruikersgroep via de webpart chat & messaging. Ook kan met deze stap een bericht direct op het scherm van de gebruiker geplaatst worden.
De Send Message in dit voorbeeld stuurt vanuit de Leidinggevende een chat bericht naar de medewerker met het bericht dat de declaratie akkoord is.
Send a message
Uitleg
Naam
Geeft de naam van stap weer. U kunt hier zelf een omschrijving opgeven.
Send message to user(s)
Selecteer hier naar welke gebruiker(s) u een bericht wilt sturen. Een bericht is een ‘System-messsage’ die op de homepage van een gebruiker wordt weergegeven via de chat & berichten webpart.
Send message to group(s)
Selecteer hier de gebruikersgroep(en)
Send message to user(s)
stored in field
Geef aan welk veld de gebruiker(s) bevat(ten) en naar waar een bericht heen gestuurd moet worden
Send message to group(s)
stored in field
Geef aan welk veld de gebruikers groep(en) bevat(ten) voor wie het bericht bestemd is.
Send message to user(s)
(FileLinx function)
Geef hier de gebruiker(s) op waar het bericht naar toe moet. Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken. Bijvoorbeeld ID van de gebruiker.
Send message to group(s)
(FileLinx function)
Geef hier de groep(en) op waar het bericht naar toe moet. Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken. Bijvoorbeeld ID van de gebruikersgroep.
Message from user
Geef aan met welke afzender het bericht gestuurd moet worden.
Message from user
stored in field
Geef aan welk veld de afzender bevat
Message from user
(FileLinx function)
Geef aan wie de afzender is. Gebruik een FileLinx functie. Bijvoorbeeld ID van de gebruiker.
Message template
(Text-Block)
Hier selecteert u de inhoud van het bericht. Berichten worden opgemaakt in een template voorzien van FileLinx functies.
System Text-Block-Template
Link related item to
message
Geef hier het item ID op die aan het bericht gekoppeld mag worden. Standaard wordt dit veld gevuld met {objectid}. Hier kunt u gebruik maken van FileLinx functies.
Send only to referenced item
Wanneer dit veld op true staat word het bericht enkel getoond wanneer de gebruiker(s) op het moment van versturen het object open heeft staan waar de (keten van) workflow(s) origineel op getriggerd is. Wanneer het vinkje uitstaat zal de popup altijd verschijnen, los van welke pagina of welk object de gebruiker(s) open heeft staan.
Message belongs to
related message
Een bericht kan onder een ander bericht gepost worden. Hier geeft u aan onder welk bericht dat moet gebeuren. U dient een verwijzing te maken naar een ID. Hiervoor kunt u gebruik maken van een FileLinx functies.
Message type
Type
Uitleg
Chat
Het bericht wordt gestuurd als een chat bericht en wordt weergegeven in de chat webpart.
Popup
Het bericht wordt weergegeven op het scherm van de gebruiker in een pop-up window.
Reminder, Workflow,
News
Het bericht wordt weergegeven in de chat & berichten webpart als een nieuwsbericht. De type van het bericht is ook hier weergegeven.
Enable change logging
Standaard staat deze instelling uit. Als u de geschiedenis van wijzigingen wilt bijhouden zet deze dan aan.
Enable workflow
check for step action(s)
Standaard staat deze instelling uit. Indien aangevinkt worden items welke aangemaakt/bijgewerkt worden via deze workflow stap (actie) gecontroleerd op aanwezigheid van andere workflows die in dit geval af moeten gaan afhankelijk van hun start events, start conditions etc.
Wat de eindgebruiker in elk geval ziet is afhankelijk van het Message type
Popup
Chat
Reminder, Workflows, News
Het versturen van een standaard e-mail bericht aan een of meerdere e-mailaccounts gaat via de workflow stap. Maak een standaard e-mail template aan met het te versturen bericht. Lees hoofdstuk 10 voor het aanmaken van een e-mail template.
Send an e-mail
Uitleg
Naam
Geeft de naam van stap weer. U kunt hier zelf een omschrijving opgeven.
E-mail from
Geef hier de afzender op, selecteer een gebruiker. Als dit veld leeg gelaten wordt zal de afzender worden gebruikt die staat ingesteld in de algemene systeem instellingen.
E-mail from field
Gebruik dit veld om de gebruiker te bepalen. Het veld wijst naar een gebruikers item.
E-mail from (FileLinx function)
Gebruik de hier opgegeven ID als afzender. Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken.
Send e-mail to user(s)
Stuur een e-mailbericht naar de hier opgegeven gebruiker(s)
Send e-mail to user group(s)
Stuur (ook) een e-mail naar de hier opgegeven gebruikersgroep(en)
Send e-mail to field
Stuur een e-mail naar een e-mailadres ingesteld op het hier opgegeven veld
Send e-mail to (FileLinx function)
Stuur een e-mail naar de gebruiker(s) Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken
Send e-mail to group(s) field
Geef aan welk veld de gebruikers groep(en) bevat(ten) voor wie de e-mail bestemd is.
Send e-mail to group(s)
(FileLinx function)
Geef hier de groep(en) op waar de e-mail naar toe moet. Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken. Bijvoorbeeld ID van de gebruikersgroep.
E-mail template
Selecteer hier de template die u wilt gebruiken voor het opmaken van een e-mailbericht.
Voor meer informatie over het configureren en aanmaken van een e-mailtemplate gaat u naar het hoofdstuk ‘Aanmaken en configureren ‘System- E-mail-Template’
E-mail template (filelinx function)
Zelfde als bovenstaand, alleen kunt u hier een FileLinx functie opgeven om het ID van de template te bepalen.
Add files of referenced item to e-mail message
Voeg de bestanden van het workflow item toe aan het e-mail bericht.
Use BCC-field
Stuur een e-mail en maak gebruik van het BCC-veld. Alle ontvangers worden in het BCC-veld gezet.
Add e-mail message to referenced item
Voeg de e-mail toe aan het betreffende item.
Enable change logging
Standaard staat deze instelling uit. Als u de geschiedenis van wijzigingen wilt bijhouden zet deze dan aan.
Enable workflow check for step action(s)
Standaard staat deze instelling aan. Items aangemaakt via deze workflow stap (actie) worden standaard gecontroleerd op de aanwezigheid van andere workflows.
