De functie maakt een of meerdere items aan in een opgegeven view en (indien gewenst) op basis van een template. Bijvoorbeeld: U wilt dat bij elke ticket een urenboeking wordt aangemaakt. De urenboeking kan met de in deze stap opgegeven informatie worden gevuld.
Create new item
Uitleg
Naam
Geeft de naam van stap weer. U kunt hier zelf een omschrijving opgeven.
Create new item(s) of definition
Kies hier het object waar de workflow. Bijvoorbeeld: Urenboeking.
Link current item to related field
Hier wordt het veld aangegeven dat gebruikt moet worden om de nieuw aangemaakte items te koppelen aan het huidige item. Bijvoorbeeld: Elke keer als een ticket of declaratieformulier wordt aangemaakt dient er een urenboeking aangemaakt te worden. Geef hier dan het veld op dat verwijst naar het moeder object: b.v. Uren.
Set first text value (FileLinx functions)
Het is mogelijk om een veld te vullen met de waarde die u hier ingeeft (FileLinx zoekt het eerste veld van het type string). Hier alleen FileLinx functies zoals {getdate()}, {username}, enz. werken en niet functies zoals {field1234}.
Number of items (FileLinx Function) only when item definition = template definition
Geef hier op hoeveel items er aangemaakt moeten worden. In plaats van een regel kunt u dus ook meerdere regels door de workflow laten aanmaken.
Use item (ID) as template (FileLinx Function)
Hier kunt u naar een ander object verwijzen dat als een object-template gebruikt wordt. Dit object kan een standaardobject zijn of een variabel object. In het eerste geval moet u het Object ID van het standaard object hier aangeven (rechtermuisklik op het object en dan eigenschappen). In het andere geval kunt u de FileLinx functie {objectid} gebruiken.
Create item in View type
Objecten worden aangemaakt in een view. De volgende opties zijn beschikbaar:
Naam
Uitleg
Use system view
(default)Alle items worden gekoppeld aan ‘System’.
View of workflow definition
Gebruik dezelfde view als die van de ‘workflow definition’
View of referenced item
Maak de taak aan in de view(s) gelijk aan die van het referenced item. Als er geen referenced item beschikbaar is wordt de system view gebruikt
Private view of user
Maak het item aan in de prive view van de gebruiker. Alleen de gebruiker kan het item via de standaard interface bekijken.
Specified view(s)
Items worden aangemaakt in de opgegeven views ingesteld in het veld ‘Create item in specified view(s)’.
Gebruikers kunnen item bekijken als ze ook gekoppeld zijn aan die betreffende views hier ingesteld.
Specified by name
Kiest voor deze optie dan kan in het veld ‘Create item in view name’ via een FileLinx functie of tekst de naam van een view worden gezet.
Create item in specified view(s)
Selecteer hier de view waar de objecten in aangemaakt moeten worden.
LET OP: Deze instelling wordt alleen gebruikt als u bij de instelling ‘Create item in view type’ heeft gekozen voor ‘Specified view(s)’.
Create item in specified view (FileLinx Function)
LET OP: Deze instelling wordt alleen gebruikt als u bij de instelling ‘Create item in view type’ heeft gekozen voor ‘Specified by name’.
Create item by username (FileLinx Function)
Hier kunt u aangeven welke gebruiker de ‘eigenaar’ wordt van het item. Standaard is dit de ‘administrator’. Hier kunt u een FileLinx functie gebruiken.
Voorbeeld
{username} = De huidige ingelogde gebruiker die de workflow aan het uitvoeren is.
Enable change logging
Standaard staat deze instelling uit. Als u de geschiedenis van wijzigingen wilt bijhouden zet u deze aan.
Enable workflow check for step action(s)
Standaard staat deze instelling uit. Indien aangevinkt worden items welke aangemaakt/bijgewerkt worden via deze workflow stap (actie) gecontroleerd op aanwezigheid van andere workflows die in dit geval af moeten gaan afhankelijk van hun start events, start conditions etc.
